Home > Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden IXLY BV

versie 01-03-2018

Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten en offertes voor diensten en producten waaronder abonnementen van Ixly BV, gevestigd te Utrecht, KvK Utrecht: 30204571, VAT nr.: 8145.04.255.B.01 met zakelijke klanten.

Tarieven

Tarieven zijn exclusief BTW. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen. Bij overschrijding van de betalingstermijn kan de wettelijke rente in rekening gebracht worden. Bij te late betaling behouden wij het recht de dienst te deactiveren, zonder recht op restitutie.

Ixly behoudt zich het recht voor tussentijds tarieven van testen en abonnementen aan te passen. Deze tariefwijzigingen zullen minimaal één maand tevoren gemeld worden.

Facturatie verloopt grotendeels automatisch, maandelijks de eerste werkdag van de maand, waarbij gebruik van de webapplicaties in rekening wordt gebracht van de voorgaande maand en de licenties voor de komende maand. U bent als klant/opdrachtgever  verantwoordelijk voor het bijhouden van de correcte factuurgegevens in het systeem.  Te late betaling kan leiden tot het de-activeren van accounts in de webapplicaties, zonder dat betalingsverplichting opgeschort wordt.

Overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand door aanmelding via één van onze websites waar deze voorwaarden in te zien zijn of door ondertekening van een offerte. De minimale contractperiode is 12 maanden, daarna is het contract maandelijks opzegbaar, met een opzegtermijn van één maand. Er is geen recht op restitutie van ongebruikte credits bij opzeggen van het abonnement.

Beide partijen kunnen op elk willekeurig tijdstip de overeenkomst beëindigen om welke reden dan ook. Hierbij dient de aanvankelijke contracttermijn en de opzegtermijn in acht genomen te worden. Er zullen geen terugbetalingen gedaan worden.

U mag geen voordelen of verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien op enigerlei wijze overdragen aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Ixly.

Als deze overeenkomst beëindigd wordt conform de voorwaarden, kan noch Ixly noch uzelf aansprakelijk gesteld worden voor schade of verlies bij de andere partij.

Ixly houdt zich het recht voor zonder opgaaf van reden een verzoek tot een overeenkomst te weigeren.

De standaard bewerkersovereenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden, en is als bijlage opgenomen.

Intellectueel eigendom

U erkent en neemt er zonder voorwaarden kennis van dat diensten, inhoud, broncode en informatie op de website beschermd zijn door Ixly’s copyrights, handelsmerken, dienstenmerken of andere eigendomsrechten en wetten. Noch de overeenkomst noch het gebruik van producten van Ixly geven u enig recht op copyright of handelsmerk, of tast op enigerlei wijze het exclusieve eigendomsrecht van Ixly van het copyright en handelsmerk aan. U stemt ermee in op geen enkele wijze iets van de inhoud van de website te veranderen, te kopiëren, te reproduceren, te verhuren, uit te lenen, te verkopen of opnieuw te ontwerpen. Dit geldt eveneens voor de testen, de code en de software.

Intellectueel eigendom uw database en content

U heeft het eigendom van uw eigen database, voor alle applicaties. Dit betekent dat u kunt verzoeken om een export van uw gegevens, waaronder gebruikersgegevens, data en resultaten van testen, content in de 360 Toolkit en Process-Toolkit. Er kunnen wel kosten verbonden zijn voor het aanleveren van deze gegevens, voor data export, afhankelijk van de aard en omvang van de data.

Garantie van zakelijke gebruikers

Als u de website als professional gebruikt en het product gebruikt om anderen te adviseren, dan garandeert u dat:

U competent, gekwalificeerd, gelicenseerd of geautoriseerd bent om psychologische tests te gebruiken voor de verschillende terreinen, zoals assessment, coaching, het geven van trainingen en Human Resource Management, waarin u werkzaam bent. Een en ander in overeenstemming met de (in uw land) geldende wetgeving en regelgeving.

U zult handelen en gebruik maken van het product in overeenstemming met de nationale of internationale beroepsstandaarden en professionele ethiek.

U zult handelen en gebruik maken van het product in overeenstemming met de nationale of internationale wet- en regelgeving, instructies en richtlijnen en alle andere toepasselijke overheids- of semi-overheidsregels.

Voor bepaalde diensten of producten kan Ixly BV uw betrouwbaarheid en kennis als professional testen voordat u toegang tot deze service of producten krijgt. Ixly BV behoudt zich het recht voor zonder opgaaf van reden u toegang te weigeren.

Privacy en informatiebeveiliging

De bescherming van uw privacy is zeer belangrijk voor ons. Bij het omgaan met uw informatie hanteren wij de volgende spelregels:

  • Wij geven geen persoonlijke informatie door aan derden.
  • Alle informatie wordt bewaard en bewerkt in een veilige omgeving.
  • Bij het verlopen van uw account wordt alle persoonsgebonden informatie verwijderd uit onze database.
  • Uw testresultaten en andere persoonlijke informatie wordt slechts geanonimiseerd voor statistische analyses gebruikt.
  • Na twee jaar worden rapporten automatisch verwijderd. Een kortere periode is mogelijk indien u dit wenselijk acht.

Ixly houdt zich het recht voor om de informatie van professionals en hun cliënten geanonimiseerd en volledig te gebruiken voor verdere ontwikkeling van de testen en haar diensten. Dit geldt voor – maar is niet beperkt tot – onderzoek, bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van normgroepen en de uitvoering van statistische analyses. Ixly zal nooit schriftelijk of op andere wijze direct contact met u of uw cliënten opnemen, tenzij u daar expliciet om heeft verzocht of om zich te verzekeren van een correcte dienstverlening.

Om de informatiebeveiliging te borgen heeft Ixly een uitgebreid informatiemanagementsysteem geïmplementeerd. In dit managementsysteem beschrijft alle maatregelen die zijn genomen om de vertrouwelijkheid, de data integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens te waarborgen. Dit managementsysteem wordt jaarlijks door een onafhankelijke partij beoordeelt.

Aansprakelijkheid

Iedere aansprakelijkheid met betrekking tot het gebruik van het product of met betrekking tot de beëindiging van de overeenkomst, in het bijzonder in relatie tot de interpretatie en conclusie van testresultaten en het verlies van data is uitgesloten. Het product bevat informatie die gebruikt kan worden en kan helpen bij het nemen van een beslissing, maar er kan nooit op vertrouwd worden als enige bron van informatie. Ixly BV kan niet aansprakelijk gesteld worden voor misbruik van uw persoonlijk wachtwoord of dat van uw kandidaten.

Alhoewel Ixly veel zorg besteedt aan de kwaliteit en beschikbaarheid van haar online diensten, bieden wij onze service aan op een “zoals het is” basis. Dit betekent onder andere dat wij geen garantie geven dat onze diensten en de inhoud van de website ononderbroken, tijdig, veilig of vrij van fouten beschikbaar zijn. De huidige stand van zaken van het internet en de snelheid en betrouwbaarheid van verbindingen, verhinderen garanties te geven. De afgelopen jaren bereikten wij een beschikbaarheid van hoger dan 99,5%, maar daar kunnen geen rechten aan ontleend worden.

Systeemeisen

Belangrijk is dat gebruikers voldoen aan de systeemeisen, zoals het geïnstalleerd hebben van Flash. De actuele systeemeisen zijn hier na te lezen:

  • Internet Explorer (IE 8 of hoger) of een recente versie van Chrome, Firefox of Safari *. Bij IE8 kan de opmaak soms niet optimaal zijn, omdat deze een aantal opmaak functies niet ondersteunt.
  • Javascript aangezet en Flash (8 of hoger) geïnstalleerd. Flash is nodig voor het goed functioneren van Competentietesten met Video opnamen.
  • Een voldoende snelle internetverbinding. Als richtlijn minimaal 2 Mbps voor normaal gebruik en 4 Mbps voor webcam testen.
  • Minimaal 512 MB aan RAM-geheugen en voldoende vrije schijfruimte. Minimaal 1024mb voor webcam testen.
  • Schermresolutie minimaal 1024×768 pixels
  • Officieel ondersteunen we alleen een open internetverbinding. In de praktijk is meestal alleen nodig dat poort 80, 443 en 1935 (voor webcam testen) open staat.
  • Bij nieuwe releases kunnen de systeemeisen wijzigen.

Helpdesk

De helpdesk is voor vragen beschikbaar van 8.30 uur tot 18.00 uur tijdens werkdagen, bij voorkeur via email: helpdesk@ixly.nl. Binnen een half uur zullen wij contact met u opnemen om vragen te beantwoorden en te starten met het oplossen van eventuele problemen.

Klachten

Geen enkele klacht zal officieel beschouwd worden te zijn ingediend, tenzij de klacht op schrift of per e-mail aan Ixly BV is gegeven, binnen twee weken nadat u de tekortkoming en fout ontdekt heeft of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, met een specificatie van alle details die te maken hebben met het onderwerp en de aard van de klacht. Klachten kunnen alleen in Nederlands of Engels ingediend worden.

Deze overeenkomst zal geleid en uitgelegd worden in overeenstemming met de Nederlandse wet. De Arrondissementsbank Utrecht (Nederland) heeft exclusieve jurisdictie inzake vorderingen die uit deze overeenkomst voortvloeien.

Aanvullende voorwaarden voor API gebruikers

De Test-Toolkit biedt de mogelijkheid om via een API testen via andere software systemen aan te roepen en te integreren in HR processen. De voorwaarde hiervoor is dat testen altijd op individuele basis beschikbaar gesteld worden achter inlogcodes en niet publiekelijk beschikbaar zijn. Vooraf moet de opdrachtgever inzage geven in de toepassing waarbinnen de testen afgenomen worden. Ixly kan dan toestemming verlenen om (specifieke) testen beschikbaar te stellen via de API. Ixly heeft het recht te monitoren of het gebruik in overeenstemming is met de afspraken en is gerechtigd de samenwerking te beëindigen indien de toepassing naar haar oordeel niet in overeenstemming is met de afspraken.

De partij die testen via de API aanroept dient te beschikken over voldoende bekwaam ICT personeel en een voldoende stabiel systeem om de API goed in te kunnen richten. Ixly biedt bij dienstverlening via een API uitsluitend helpdesk aan degenen die verantwoordelijk zijn voor het goed werken van het systeem en niet rechtstreeks aan (eind)gebruikers en kandidaten.

Ixly BV

Bijlage: Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst maakt een onderdeel uit van alle overeenkomsten die Ixly sluit met haar opdrachtgevers en is geldig tenzij een separate overeenkomst is afgesloten op verzoek van de opdrachtgever.

OVERWEGENDE DAT:

Voor zover Ixly BV Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever in het kader van de Overeenkomst kwalificeert Opdrachtgever krachtens artikel 4, onderdeel 7 en onderdeel 8, van de Verordening als verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens en Ixly BV als verwerker;

Partijen in deze Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Verordening, hun afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens door Ixly BV wensen vast te leggen.

KOMEN OVEREEN:

Artikel 1. Begrippen

Onder de volgende begrippen in deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan:

1.1    Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.

1.2    Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

1.3    Overeenkomst: de overeenkomst tussen Opdrachtgever en Ixly BV en de bijbehorende bijlagen.

1.4    Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die Ixly BV in het kader van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever verwerkt.

1.5    Verordening: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

1.6    Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst.

1.7    Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.

Artikel 2. Voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst

2.1    Deze Verwerkersovereenkomst regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door Ixly BV in het kader van de Overeenkomst.

2.2    De aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens en de categorieën van Betrokkenen zijn in Bijlage 1 omschreven.

2.3    Ixly BV garandeert de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de Verwerking aan de vereisten van de Verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene is gewaarborgd.

2.4    Ixly BV garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van Persoonsgegevens.

Artikel 3. Inwerkingtreding en duur

3.1    Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop de hoofdovereenkomst door Partijen is ingegaan.

3.2    Deze Verwerkersovereenkomst eindigt nadat de hoofdovereenkomst is beëindigd en voor zover Ixly BV alle Persoonsgegevens overeenkomstig artikel 10 heeft gewist of terugbezorgd.

3.3    Geen van Partijen kan deze Verwerkersovereenkomst tussentijds opzeggen behoudens noodzakelijke wijzigingen vanuit wetgeving of jurisprudentie.

Artikel 4. Omvang Verwerkingsbevoegdheid Ixly BV

4.1    Ixly BV Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en op basis van schriftelijke instructies van Opdrachtgever behoudens afwijkende wettelijke voorschriften die op Ixly BV van toepassing zijn.

4.2 Indien een instructie als bedoeld in het eerste lid naar het oordeel van Ixly BV in strijd is met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming, stelt hij Opdrachtgever daarvan voorafgaand aan de verwerking in kennis, tenzij een wettelijk voorschrift deze kennisgeving verbiedt.

4.3    Indien Ixly BV op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens dient te verstrekken, informeert hij Opdrachtgever onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.

Artikel 5. Beveiliging van de Verwerking

5.1    Ixly BV treft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in Bijlage 2.

5.2    Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. Ixly BV waarborgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau.

5.3    Ixly BV Verwerkt Persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming is verkregen van Opdrachtgever en behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

5.4    Ixly BV informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van onrechtmatige Verwerkingen van Persoonsgegevens of inbreuken op beveiligingsmaatregelen zoals genoemd in het eerste en tweede lid.

5.6    Ixly BV verleent Opdrachtgever bijstand bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de Verordening.

Artikel 6. Geheimhouding door Personeel van Ixly BV

6.1    De Persoonsgegevens hebben een vertrouwelijk karakter en vallen onder geheimhoudingsverplichting. Ixly BV heeft zijn Personeel ertoe verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen. Op aanvraag verstrekken wij het Informatiebeveiligingsbeleid welke onderdeel is van de arbeidsovereenkomsten van Ixly BV en overeenkomsten met relevante leveranciers.

Artikel 7. Subverwerker

7.1 Wanneer Ixly BV een andere verwerker inschakelt om ten behoeve van Opdrachtgever verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze andere verwerker bij een overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in deze Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.

Artikel 8. Bijstand vanwege rechten van Betrokkene

8.1 Ixly BV verleent Opdrachtgever bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de Verordening vastgestelde rechten van de Betrokkene te beantwoorden.

Artikel 9. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

9.1    Ixly BV informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd in Bijlage 3.

9.2    Ixly BV informeert Opdrachtgever ook na een melding op grond van het eerste lid over ontwikkelingen betreffende de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.

9.3    Partijen dragen de door henzelf in verband met de melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en Betrokkene te maken kosten.

Artikel 10. Teruggave Persoonsgegevens

10.1 Na afloop van de Overeenkomst draagt Ixly BV, naar gelang de keuze van Opdrachtgever, zorg voor het terugbezorgen aan Opdrachtgever of het wissen van alle Persoonsgegevens. Ixly BV verwijdert  kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.

10.2 De Persoonsgegevens worden terugbezorgd als dataset in een algemeen geldend bestandsformaat.

Artikel 11. Informatieverplichting en audit

11.1 Ixly BV stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen.

11.2 Ixly BV verleent alle benodigde medewerking aan audits.

11.3     Ixly BV verstrekt met een frequentie van eenmaal per jaar, aan Opdrachtgever een verklaring van een onafhankelijke externe deskundige, waarin deze een oordeel geeft over de genoemde naleving.

Deze verwerkersovereenkomst is als onderdeel van de algemene voorwaarden van toepassing op alle overeenkomsten van Ixly BV met opdrachtgevers. Opdrachtgevers kunnen desgewenst op verzoek een ondertekende en gedateerde overeenkomst ontvangen.


Bijlage 1. De Verwerking van Persoonsgegevens

  1. Het onderwerp/aard en doel van de Verwerking:

Het onderwerp/ aard en doel van de verwerking ligt bij de opdrachtgever. Doorgaans is het doel het adviseren van betrokkenen bij hun loopbaan, ondersteuning bij loopbaanbeslissingen, ondersteunende informatie bij selectiebeslissingen, persoonlijke en competentieontwikkeling. Daarnaast worden inloggegevens geregistreerd.

  1. Het soort Persoonsgegevens

Primair gaat het om normale persoonsgegevens als NAW gegevens. Bij sommige vragenlijsten worden gezondheidsgegevens opgevraagd, voor advies bij re-integratie. Indien het hierom gaat wordt extra toestemming gevraagd en doelmatigheid uitgelegd.

  1. Beschrijving categorieën Persoonsgegevens

Naam, geboortedatum, e-mail, geslacht, opleidingsniveau, antwoorden op vragen van en resultaten van tests en vragenlijsten.

  1. Beschrijving categorieën Betrokkenen
  2. a)    Betrokkenen zijn medewerkers van organisaties of opdrachtgevers van opdrachtgever
  3. b)    Sollicitanten, kandidaten of deelnemers van organisaties of opdrachtgevers.
  4. Beschrijving categorieën ontvangers van Persoonsgegevens
  5. a)   De adviseur van de opdrachtgever (psycholoog, recruiter, coach, trainer) kan deze gegevens individueel inzien van de betrokkene. De adviseur overlegt en vraagt toestemming van betrokkene voor het delen van persoonsgegevens met haar opdrachtgevers.
  6. b)   Customer Support van Ixly kan na toestemming van opdrachtgever gegevens van betrokkenen inzien voor support doeleinden.

Bijlage 2. Passende technische en organisatorische maatregelen

Ixly BV is ISO27001 gecertificeerd en heeft vele maatregelen getroffen voor databeveiliging. De belangrijkste daarvan zijn:

  •        Encryptie en beveiligingscertificaten
  •        Wachtwoordbeleid met individueel traceerbare logins
  •        Traceerbaarheid van wijzigingen
  •        Back-up met retentie
  •        Toepassen van firewalls
  •        Anonimiseren van persoonsgegevens
  •        Frequent werkplekbeheer voor updates en patches
  •        Monitoring en registratie
  •        Informatiebeveiligingsbeleid
  •        Jaarlijkse externe controle op data security

Op aanvraag is voor opdrachtgevers een document beschikbaar met een volledige beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen.

Bijlage 3: Afspraken betreffende Inbreuken in verband met Persoonsgegevens

In deze bijlage worden de afspraken over hoe Ixly BV Opdrachtgever over Inbreuken in verband met Persoonsgegevens gaat informeren nader gespecificeerd.

  1.   De melding wordt onverwijld doch uiterlijk binnen 24 uur na het ontdekken van het beveiligingsincident en/of de datalek gedaan.
  2.   Security Officer van Verantwoordelijke is de (eerste) contactpersoon voor het doen van een melding.
  3.   Voor de melding wordt het ‘Meldingsformulier datalekken en/of beveiligingsincidenten’ gebruikt, conform de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zodra er bij Bewerker meer informatie is over het lek en/of incident, zal deze aanvullende informatie direct met Verantwoordelijke worden gecommuniceerd.
  4.   Meldingsformulier datalekken en/of beveiligingsincidenten worden verstuurd te worden aan de contactpersoon van de opdrachtgever met als onderwerp “datalek”.

Informatie die door Ixly BV wordt verstrekt

  • Aard van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
  • De Persoonsgegevens en Betrokkene
  • Waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
  • Maatregelen die Ixly BV heeft voorgesteld of genomen om de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.