Test-Toolkit Tutorial

In het onderstaande overzicht vindt u de tutorial voor de Test-Toolkit. Hier kunt u als adviseur terecht voor algemene vragen over zaken als inloggen, het toevoegen van kandidaten en testen. Mocht u een probleem ondervinden met de Test-Toolkit, dan kunt u terecht op de FAQ.

Wij wensen u veel plezier en nut van het gebruik van de Test-Toolkit toe! Indien u nog vragen heeft, dan kunt u altijd contact opnemen met onze helpdesk op 088 49 59 001 of mailen naar helpdesk@ixly.nl.

Handleiding voor adviseurs

Zodra er een account voor u is aangemaakt, ontvangt u een e-mail van no-reply@test-toolkit.nl. Daarin vindt u uw inloggegevens. 

U kunt als volgt inloggen:

inloggen

(1) Ga naar https://l.test-toolkit.nl/.

(2) Voer uw e-mailadres en wachtwoord in.

U kunt later uw wachtwoord nog wijzigen, zie daarvoor dit item.

Mocht u uw persoonlijke gegevens willen aanpassen, dan kunt u het volgende doen:

aanpassen_persoonlijke_gegevens

(1) Klik op het pijltje rechts naast uw email adres. Het menu zou moeten uitrollen, zoals in het figuur hierboven.

(2) Klik op ‘profiel’.

aanpassen_persoonlijke_voorkeuren2

(3) Vervolgens komt u op uw profielpagina terecht. Hier kunt u bijvoorbeeld uw naam veranderen.

(4) Als u de taal wil veranderen, klikt u op het driehoekje naast ‘Nederlands’ om een andere taal te kiezen.

U kunt in dit scherm ook uw wachtwoord veranderen. Meer daarover leest u hier.

Wanneer u een kandidaat wil toevoegen, logt u eerst in. U komt dan direct terecht op het kandidaten overzicht:

kandidaat_toevoegen

(1) Klik op: “Voeg kandidaten toe” om een nieuwe kandidaat toe te voegen. Vervolgens krijgt u het volgende scherm te zien:

kandidaat_toevoegen_2

(2) Voer vervolgens de voor- en achternaam van de kandidaat in.

(3) Noteer het e-mailadres waarop u de kandidaat wil uitnodigen.

kandidaat_toevoegen_3

(4) U kunt tevens de taal instellen waarop de pagina weergeven wordt voor de kandidaat. Klik hiervoor op het pijltje naast ‘Nederlands’, waarna een menu zich uitrolt. Selecteer de gewenste taal.

kandidaat_toevoegen_4

(5) Geef vervolgens aan of de kandidaat op assessment komt voor selectie- of advies doeleinden, door op het pijltje naast ‘Selectie’ te klikken.

kandidaat_toevoegen_6

(6) U kunt bij User aangeven welke adviseur deze kandidaat zal beoordelen. Deze adviseur moet al wel een account hebben voor de Test-Toolkit.

(7) Geef vervolgens aan wat het geslacht is van de kandidaat.

(8) Voer de geboortedatum van de kandidaat in.

(9) Vul het opleidingsniveau van de kandidaat in.

(10) Klik op ‘Voeg kandidaat toe’.

Het is voor ons belangrijk dat u al deze gegevens invult, omdat we deze informatie gebruiken voor het normeren van onze vragenlijsten.

Om taken toe te wijzen aan een kandidaat, dient u eerst naar het kandidaten overzicht toe te gaan. Dit is het scherm waar u automatisch op terecht komt als u inlogt in de Test-Toolkit:

taken_toevoegen_kandidaat

(1) Klik op de naam van de kandidaat om taken toe te wijzen.

taken_toevoegen_kandidaat_2

(2) Klik op ‘Voeg taken toe’.

taken_toevoegen_kandidaat_3

(3) Zoek de taken op die u aan de kandidaat wil toewijzen. Deze taken zijn gesorteerd onder de verschillende kopjes. De kop die geselecteerd is wordt wit van kleur, in dit geval is het ‘Populair’.

(4) Om alle taken binnen het kopje te weergeven, druk op ‘Meer taken’.

taken_toevoegen_kandidaat_4

(5) Selecteer de taken die aan de kandidaat toegewezen moeten worden, door op de blokjes voor de desbetreffende taken te klikken.

(6) Klik op ‘taken toevoegen’. U wordt doorgeleid naar het volgende scherm:

taken_toevoegen_kandiddaat_6

De taken staan nu klaar voor de kandidaat.

Wanneer een kandidaat is gestart met een taak en u wil deze gegevens wissen, kunt u de taak resetten. Ook zou het zo kunnen zijn dat u de taak wil terugtrekken. Indien de kandidaat al begonnen is aan de taak, dient u deze eerst te resetten voordat u de taak terugtrekt.

Om een taak te resetten doorloopt u de volgende stappen. Ga naar het kandidaten overzicht:

reset_taak_kandidaat

(1) Klik op de naam van de kandidaat, waarvan de taak gereset dient te worden. Vervolgens komt u op het takenoverzicht van de kandidaat terecht:

reset_taak_kandidaat_2

(2) Klik op het sterretje links van gestart, zoals in het figuur hierboven. De taak wordt dan direct gereset. Zodra dat gebeurt is, ziet het scherm er als volgt uit:

reset_taak_kandidaat_3

(3) Zoals u kunt zien, staat de taak weer op ‘niet gestart’. Indien u de taak vervolgens wil terugtrekken, dient u het volgende te doen:

terugtrekken_taak_kandidaat

(4) Druk op het vuilnisbakje, links naast ‘niet gestart’, zoals in het figuur hierboven. De taak wordt dan verwijderd uit de takenlijst van de kandidaat. Als de kandidaat nog niet begonnen was aan de taak, is het niet nodig om deze eerst te resetten voordat u deze verwijdert. U kunt dan direct op het prullenbakje drukken om de taak te verwijderen uit de takenlijst.

Indien u de gegevens van uw kandidaat wil aanpassen, zoals de taal van de kandidaat, dan dient u de volgende stappen te doorlopen. Zorg als eerst dat u op de pagina van het kandidaten overzicht bent:

kandidaat_gegevens_bewerken

(1) Selecteer vervolgens de naam van de kandidaat, waarvan u de gegevens wil bewerken. U komt dan op de profielpagina van de kandidaat terecht:

kandidaat_gegevens_bewerken_2

(2) Klik op het eerste icoontje rechts naast de naam van de kandidaat, om de kandidaat te bewerken. Dan krijgt u het scherm met de gegevens van de kandidaat te zien:

kandidaat_gegevens_bewerken_3

(3) Verander de gegevens van de kandidaat naar uw wens. U kunt bijvoorbeeld de taal van de kandidaat veranderen door op het pijltje naast de taal te klikken en de gewenste taal te selecteren.

(4) Klik op ‘Bewaar kandidaat’ om de gegevens op te slaan.

Wanneer u een kandidaat wil uitnodigen om de taken te maken, dient u de volgende stappen te doorlopen. Zorg dat u het kandidaten overzicht open hebt staan:

kandidaat_gegevens_bewerken

(1) Klik op de kandidaat die u wilt informeren dat de testen klaar staan. Vervolgens komt u op het profiel van de kandidaat terecht:

informeer_kandidaat_2

(2) Klik op ‘Informeer’. Vervolgens ziet u een standaard uitnodiging:

(3) U kunt het onderwerp of de inhoud van de tekst aanpassen door eerst op het omcirkelde (rood) pennetje te klikken en vervolgens op het tekstvak dat u wil aanpassen.
Let op! Zorg dat u de login_url niet verwijdert. Dit is namelijk de link waar de kandidaat op kan klikken om de testen te maken.

(4) Klik op ‘Stuur e-mail’.

informeer_kandidaat_4

(5) U krijgt een bevestiging te zien bovenaan het scherm dat uw e-mail verzonden is. De kandidaat heeft dan de uitnodiging voor de testen ontvangen op het e-mail adres dat in zijn profiel staat.

Er zijn een aantal manieren waarop de kandidaten de taken kunnen maken.

Ten eerste kan de kandidaat geïnformeerd worden via de Test-Toolkit, zie daarvoor: Hoe nodig ik een kandidaat uit om de taken te maken?. De kandidaat ontvangt dan een e-mail met een url. Als de kandidaat op de link klikt kan de kandidaat direct beginnen met het maken van de testen.

Ten tweede kunt ‘inloggen als’ de kandidaat. Dit doet u als volgt. Zorg dat u het kandidaten overzicht voor zich hebt:

kandidaat_gegevens_bewerken

(1) Klik op de naam van de kandidaat. U komt vervolgens op het profiel van de kandidaat terecht:

taken_maken_kandidaat_2

(2) Klik op het pijltje naast de naam van de kandidaat, om in te loggen als de kandidaat. U krijgt vervolgens het takenoverzicht te zien, zoals de kandidaat dat ook ziet:

taken_maken_kandidaat_3_001

De kandidaat kan vanaf hier de taken maken door op ‘start’ te drukken.

(3) Een andere optie is dat u de url kopieert en deze aan de kandidaat geeft.

Er zijn een aantal manieren om te bekijken of een kandidaat zijn taken afgerond heeft.

Ten eerste kunt u bij het kandidatenoverzicht de status van de taken van de kandidaat zien:

afgeronde_taken_kandidaat_1

(1) De verschillende kleuren in de balk naast de kandidaat geven de status van de diverse taken aan.

  • Groen = aantal afgeronde tests.
  • Blauw = aantal gestarte tests.
  • Grijs = aantal tests dat nog niet gestart is.

(2) U kunt ook in het profiel van de kandidaat zien welke taken zich in welke status bevinden. Hiervoor klikt u op de naam van de kandidaat.

afgeronde_taken_kandidaat_3

(3) Achter de verschillende testen staat aangegeven of deze gestart, afgerond of nog niet gestart zijn.

Een andere manier om te weten of kandidaten klaar zijn met hun taken, is door een mail te laten sturen wanneer een kandidaat een of meer taken af heeft. Dat is te wijzigen in de profiel instellingen:

afgeronde_taken_kandidaat_4

(4) Klik naast het e-mailadres op het pijltje en selecteer profiel. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

afgeronde_taken_kandidaat_5

(5) U kunt vervolgens aangeven of u een e-mail krijgt als een kandidaat alle taken heeft afgerond of bij elke taak die de kandidaat afrondt. Wanneer u voor een van deze opties kiest, krijgt u dus een e-mail waaruit de voortgang van de kandidaat blijkt.

(6) Sla de gewijzigde gegevens op door te klikken op ‘Bewaar gebruiker’.

Wanneer u een rapport van de kandidaat wil opvragen, dient u de volgende stappen te doorlopen. Ga naar het kandidaten overzicht:

 

rapport_opvragen_kandidaat

(1) Ga naar het profiel van de kandidaat door op de naam van de kandidaat te klikken.

rapport_opvragen_kandidaat_2

(2) Voor de testen die afgerond zijn kunt u kiezen voor “Download rapport”. Als u daarop klikt, start direct de download. Afhankelijk van uw browser verschijnt de download bijvoorbeeld links onderin (Chrome) of rechts bovenin (Firefox).

Er zijn ook mogelijkheden om het rapport op te vragen naar gelang uw wensen. Zo kunt u bijvoorbeeld zelf kiezen met welke normgroepen de resultaten vergeleken worden.

Om een dergelijk rapport te downloaden dient u de volgende stappen te doorlopen:

rapport_opvragen_kandidaat_3

(3) Klik eerst op het pijltje naast “Download rapport”

(4) Klik vervolgens op “Stel rapport samen”. U krijgt dan het volgende overzicht:

rapport_opvragen_kandidaat_4

(5) Kies het type sjabloon dat u als rapport wenst, door op het pijltje naast (Standaard) NL te klikken.

(6) Geef aan met welke normgroepen de resultaten vergeleken moeten worden.

(7) Klik op genereer rapport. Vervolgens zou er een nieuwe rij toegevoegd moeten worden aan de lijst van te downloaden rapporten.

rapporten_opvragen_kandidaat_5

(8) U kunt het rapport nu downloaden door op ‘Download’ te klikken, of slechts inzien door op ‘Bekijk’ te klikken.

Wanneer u bij een kandidaat meerdere vragenlijsten heeft afgenomen kunt u er voor kiezen om meerdere rapportages samen te voegen in een verzamelrapport.

rapport_opvragen_kandidaat

(1) Vanaf het kandidaten overzicht kunt u bij het profiel van de kandidaat komen, door op de naam van de kandidaat te klikken.

verzamelrapport_kandidaat_2

(2) U ziet dan het profiel van de kandidaat. U kunt vervolgens klikken op ‘Verzamelrapport’. Daarna krijgt u het volgende scherm te zien:

verzamelrapport_kandidaat_3(3) U kunt aangeven welke van de testen u in het verzamelrapport wil laten opnemen, door op het vierkantje van de desbetreffende tests te klikken.

(4) U kunt de volgorde waarin de uitslagen onder elkaar worden gezet aan te passen, door het vak aan te klikken en deze naar boven of beneden te bewegen.

(5) Als alles naar wens is, druk dan op ‘Genereer verzamelrapport’. Er start dan direct een download. Afhankelijk van uw browser verschijnt de download links onderin (Chrome) of rechts bovenin (Firefox).

Wanneer u een rapportage opvraagt, kunt u de tekst naar eigen wensen aanpassen. De grafieken en begripsdefinities kunnen niet worden aangepast of verwijderd. Mocht u dat wel graag willen, neem dan contact op met ons voor een maatwerkrapport.

Om de tekst van een rapportage aan te passen, moet u de volgende stappen doorlopen:

rapport_opvragen_kandidaat

(1) Klik op de naam van de kandidaat om bij het profiel van de kandidaat te komen. Vervolgens ziet u de taken die aan de kandidaat zijn toegewezen. Bij de afgeronde taken heeft u de mogelijkheid om een rapport te downloaden.

rapport_bewerken_kandidaat

(2) Klik op het pijltje naast ‘Download rapport’.

(3) Klik op ‘Bekijk’. Vervolgens ziet u het rapport in uw browser weergeven:

rapport_bewerken_kandidaat_2

(4) Klik op ‘Pas aan’ om wijzigingen in de tekst te kunnen aanbrengen.

rapport_bewerken_kandidaat_3

(5) Klik in het tekstvak om de tekst aan te passen. Wanneer u in het vak ‘Inleiding’ klikt, kunt u bijvoorbeeld de titel aanpassen. U kunt in elk tekstvak waarin u klikt wijzigingen aanbrengen.

(6) Indien u op ‘Add new paragraph’ drukt, kunt u een nieuwe alinea toevoegen. U krijgt dan een nieuw tekstvak, waarin u een eigen tekst kunt typen.

rapport_bewerken_kandidaat_4

(7) U heeft ook de mogelijkheid om de layout van de tekst aan te passen. U kunt de B gebruiken om de tekst dik te drukken en de I om tekst cursief te maken. Tevens zijn er een aantal standaard opties, zoals een grote hoofd titel (Header 1) te vinden onder de .

(8) Wanneer u tevreden bent over de aanpassingen die u heeft gemaakt, klikt u op ‘Bewaar’.

(9) Vervolgens kunt u het rapport downloaden, door op ‘Download als pdf’ te klikken.

Een handige functionaliteit in de Test-Toolkit is het publiceren van rapporten aan kandidaten. Dit houdt in dat kandidaten vanuit de Test-Toolkit hun scores en rapport online in kunnen zien. U kunt ervoor kiezen om de rapporten direct na afronding automatisch te laten publiceren of u kunt de rapporten handmatig publiceren, bijvoorbeeld wanneer u hiermee wilt wachten tot na een bespreking.

Direct publiceren

Op het moment dat u taken toewijst aan een kandidaat kunt u ervoor kiezen om deze direct na afronding van de taak automatisch te laten publiceren.
Let op! Als een rapport eenmaal naar de kandidaat gepubliceerd is kan het niet meer teruggetrokken worden.

De instellingen voor directe publicatie kunt u vinden bij het toewijzen van de taken. Klik hier om te bekijken hoe u taken kunt toewijzen aan de kandidaat.

 

rapport_direct_publiceren

(1) Zodra u de gewenste taken geselecteerd heeft, klikt u op ‘Rapport direct publiceren naar de kandidaat’.

rapport_direct_publiceren_2

(2) Wanneer u dit vakje aanvinkt verschijnt nog een waarschuwing. Klik op Ja.

rapporten_direct_publiceren_3

(3) Klik ten slotte op taken toevoegen.

(4) U kunt er ook voor kiezen om het rapport pas te publiceren wanneer u het zelf eerst heeft bekeken en eventueel nabesproken. Wanneer u het vakje bij 1 aanvinkt zal het rapport direct na afronding zichtbaar zijn voor de kandidaat. Dat ziet er als volgt uit voor de kandidaat:

direct_rapport_

Handmatig publiceren

U hoeft niet direct bij het toewijzen van een taak aan te geven dat u het rapport wilt publiceren naar de kandidaat. Ook nadat de kandidaat de taak heeft afgerond kunt u ervoor kiezen om de taak te publiceren.

handmatig_rapporten_publiceren

(5) In het profiel van de kandidaat ziet u rechtsboven de knop ‘Publiceer rapporten’. Met behulp van deze knop kunt u de rapporten die naar de kandidaat worden gepubliceerd beheren.
Let op! Als een rapport eenmaal naar de kandidaat gepubliceerd is kan het niet meer teruggetrokken worden.

handmatig_rapporten_publiceren_2

(6) Vervolgens kunt u selecteren welke rapporten ingezien mogen worden door de kandidaat.

(7) Klik op ‘Publiceer rapporten’ om de geselecteerde rapporten aan de kandidaat te publiceren. U krijgt dan de volgende melding:handmatig_rapporten_publiceren_4

Als er zeker van bent dat de kandidaat de rapporten mag inzien, klik dan op Ja.

handmatig_rapporten_publiceren_5

(8) U kunt de kandidaat ervan op de hoogte stellen dat de rapporten ingezien kunnen worden, door op informeer te klikken.handmatig_rapporten_publiceren_6

(9) Pas eventueel het bericht aan en klik op ‘Stuur e-mail’. De kandidaat krijgt dan een link in de mail naar zijn profiel. Let dus op! Verwijder de url niet uit het bericht.

Als de kandidaat op de link klikt, krijgt de kandidaat het volgende te zien:

handmatig_rapporten_toewijzen_7

De Test-Toolkit heeft de handige mogelijkheid om kandidaten te labelen. Dit kan bijvoorbeeld goed van pas komen wanneer u als adviseur assessments doet voor kandidaten uit meerdere organisaties, of binnen een organisatie meerdere opdrachten heeft lopen. U kunt dan met een label aangeven bij welke opdracht of organisatie deze kandidaat hoort.

kandidatenoverzicht

(1) Ga als eerste naar het Kandidaten overzicht. Wanneer u inlogt is dat uw beginscherm. Indien u al ingelogd bent en een andere pagina voor zich heeft, kunt u bij het Kandidaten overzicht terecht komen door op ‘Kandidaten’ te klikken.

labelen_kandidaten

(2) Selecteer een kandidaat. Vervolgens verschijnt er een extra icoontje bovenaan de kandidatenlijst.

(3) Klik op het label icoontje, zoals aangegeven in het figuur hierboven.

 

label_toevoegen_2

(4) Klik op ‘label toevoegen’ om een label te maken. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

 

labelen_kandidaten_3

(5) Vul de naam van het label in.

(6) U kunt tevens de kleur van het label aangeven, om duidelijker onderscheid tussen de verschillende labels te maken.

label_toevoegen_4

(7) Wanneer u eerder al labels heeft aangemaakt, kunt u deze instellen als hoofdlabel. Wanneer u bijvoorbeeld meerdere opdrachten binnen een bedrijf heeft lopen, zou u bijvoorbeeld een hoofdlabel kunnen maken met de naam van het bedrijf, en daar een sublabel onder hangen met de opdracht van het assessment.

labelen_kandidaat_5

(8) Selecteer de mensen die u aan het label wil toevoegen. Vervolgens klikt u op het label- teken en dan vouwt zich een menu uit met de eerder aangemaakte labels, en kunt u op de naam van het gewenste label klikken.

(9) Wanneer u een label wil verwijderen, selecteert u de kandidaat bij wie u het label wil verwijderen. Vervolgens klikt u op het tekentje zoals aangegeven in het figuur hierboven.

Handleiding voor organisaties

Binnen de Test-Toolkit kunt u zelf uw bedrijfslogo implementeren in de testomgeving en de test-rapportages. Zorg dat u ingelogd bent als organisatie beheerder.

logo

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’

(2) Klik op ‘Instellingen’. Vervolgens krijgt u de instellingen van uw organisatie te zien:

logo_2

(3) Klik vervolgens op ‘site uiterlijk’.

logo_3

(4) U kunt hier diverse instellingen veranderen, zoals de kleur van de kop, tekst of achtergrondkleur. Ook heeft u hier de optie om een logo te uploaden. Klik hiervoor op ‘Bestand kiezen’ en zoek uw bestand op.

(5) Klik op bewaar organisatie. De instellingen worden op dat moment opgeslagen.

(6)Wanneer u naar een andere pagina toe gaat zult u zien dat het uiterlijk veranderd is. In onderstaand voorbeeld is het logo veranderd:

logo_5

Om de omgeving in stijl te maken van uw organisatie, kunt u de kleuren van de Test-Toolkit veranderen, zodat deze overeen komen met uw organisatie.

logo

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Instellingen’. Vervolgens krijgt u de instellingen van uw organisatie te zien:

logo_2

(3) Klik op ‘site uiterlijk’.

kleuren_aanpassen

(4) Hier kunt u de naam invoeren die links bovenin de hoek verschijnt. Let op: u moet kiezen tussen een logo of een naam.

(5) Hier kunt u de achtergrondkleur van de bovenste balk bepalen. Voer zelf de code van de kleur in, of kies een kleur uit door op het kleurtje te drukken. Er vouwt zich dan een kleurenschema uit, zoals te zien bij (8). Druk op de kleur die u wilt gebruiken en druk vervolgens op Select.

(6) Hier kunt u de kleur specificeren die verschijnt op het moment dat u in het menu op een kop drukt.

(7) De kleur die u hier uitkiest verschijnt als een lijn onder de bovenste groene balk.

(8) Ten slotte kunt u ook kiezen welke kleuren de koppen in het menu zullen aannemen.

kleuren_kiezen_2

(9) Vervolgens kiest u voor ‘Bewaar organisatie’.

De in dit voorbeeld gemaakte kleurenkeuzes leiden tot het volgende resultaat:

kleuren_kiezen_3

Indien u de taal of de standaard-test situatie wil aanpassen, dient u de volgende stappen te doorlopen:

logo

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Instellingen’.

persoonlijke_voorkeuren

(3) Klik op het pijltje naast ‘Nederlands’ om de taal te wijzigen.

(4) U kunt de standaard test situatie op ‘Selectie’, ‘Advies’, of ‘Overig’ zetten. Uw kandidaten worden dan standaard op de geselecteerde test situatie ingesteld. Mocht u een kandidaat hebben die toch onder een andere test situatie valt, dan kunt u dat bij de instellingen van die kandidaat aangeven. Om te zien hoe dat moet, klik hier:

Klik ten slotte op ‘Bewaar organisatie’ om de instellingen op te slaan.

Mocht u de factuurgegevens willen aanpassen, dient u de volgende stappen te doorlopen:

logo

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Instellingen’.

factuurgegevens

(3) Klik op factuurgegevens. Hier kunt u de bedrijfsnaam aanpassen, ter attentie van wie, adresgegevens, het e-mailadres waar de factuur naar gestuurd wordt en het BTW nummer. Vul de gegevens in zoals u deze op de factuur wenst te hebben.

Klik vervolgens op ‘Bewaar organisatie’ om de gegevens op te slaan.

U kunt verschillende kostenplaatsen aanmaken om uw facturen overzichtelijk te houden. U kunt deze kostenplaatsen aanmaken als organisatiebeheerder. Let op!: in de meeste gevallen moet de functie kostenplaatsen eerst voor u worden geactiveerd. Neem hiervoor contact op met de helpdesk 088-49 59 000, helpdesk@ixly.nl.

logo

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Instellingen’.

factuurgegevens

(3) Kies voor ‘factuurgegevens’.

kostenplaats

(4) Specificeer de kostenplaats en geef een beschrijving op.

(5) Als u meer kostenplaatsen wil toevoegen, klik dan op een +.

(6) Klik vervolgens op ‘Bewaar organisatie’ om de instellingen op te slaan.

Een gebruiker is een adviseur die ook adviseursrechten heeft. Een gebruiker kan kandidaten aanmaken en taken klaarzetten.

Om een gebruiker toe te voegen, doorloopt u de volgende stappen:

assessor_toevoegen

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Gebruikers overzicht’. Vervolgens krijgt u het volgende scherm te zien:

assessor_toevoegen_2

(3) Klik op ‘Nieuw’, dan verschijnen onderaan de pagina de volgende invoervelden:

asessor_toevoegen_3

(4) Vul de voor- en achternaam van de gebruiker in.

(5) Het e-mailadres dat u hier invoert is het adres waarop de gebruiker de inloggegevens zal ontvangen.

(6) Indien u dit vinkje niet uitzet, zal er automatisch een mail gestuurd worden naar de nieuwe gebruiker met inloggegevens.

(7) Om de organisatie te zoeken waar de gebruiker bijhoort, vult u de eerste paar letters van de organisatie toe. Het systeem zal dan automatisch de organisatie zoeken en een aantal voorstellen doen. Let op: een gebruiker kan alleen aan een organisatie worden gekoppeld als in uw account de functie ‘suborganisaties’ is geactiveerd. Deze functie kan alleen geactiveerd worden bij een intensief abonnement. In de meeste gevallen moet deze functie eerst voor u worden geactiveerd. Neem hiervoor contact op met de helpdesk 088-49 59 000, helpdesk@ixly.nl.

(8) Hiermee geeft u aan of de gebruiker een organisatie beheerder is of niet. Als organisatiebeheerder kunt u de instellingen van de organisatie aanpassen. Wanneer het blokje niet aangevinkt is, bent u geen organisatie beheerder en kunt u alleen kandidaten aanmaken en taken voor de kandidaten klaarzetten.

Een assessor is een adviseur die geen adviseursrechten heeft, maar video competentie tests kan beoordelen.

Om een assessor toe te voegen, doorloopt u de volgende stappen:

assessor_toevoegen_4

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Assessoren’. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

assessor_toevoegen_5

(3) Om een nieuwe assessor aan te maken, klikt u op ‘Nieuw’.

assessor_toevoegene_6

(4) Vul de naam en het e-mailadres in van de assessor die u wil toevoegen.

(5) Klik op ‘Bewaar Assessor’.

(6) Wanneer de assessor opgeslagen is, verschijnt deze in de lijst zoals in het figuur hierboven.

U kunt met de hulp van een CSV bestand meerdere kandidaten tegelijk toevoegen. Dit bespaart veel tijd bij het toevoegen van vele kandidaten. U kunt eventueel ook van de optie gebruik maken kandidaten direct taken toe te wijzen.

Vooraf maakt u het CSV-bestand op deze wijze:

  • U maakt een lijst van kandidaten in Google spreadsheets of Excel
  • De eerste rij (titel-rij) moet de volgende opbouw hebben:
languageemailname_firstname_insertionname_lasttask_keystest_situationcost_center_name
  • Het bestand moet een aantal verplichte velden bevatten, dit zijn:
    • a. Language: Taal van de kandidaat, bijvoorbeeld nl voor Nederlands of en voor Engels
    • b. Email: Emailadres van de kandidaat
    • c. Name_first: Voornaam van de kandidaat
    • d. Name_last: Achternaam van de kandidaat
  • Daarnaast zijn er nog een aantal velden beschikbaar die niet verplicht zijn:
    • a. Name_insertion: Tussenvoegsel
    • b. Task_keys: Met dit veld kunt u aangeven welke tests en vragenlijsten er voor de kandidaat klaargezet moeten worden. De lijst met beschikbare task keys vindt u onder de instellingen in uw account als u suborganisaties heeft. Als dit niet het geval is kunt u de benodigde task keys bij ons vragen. Er kunnen 1 of meerdere tests tegelijkertijd klaargezet worden per kandidaat. Dit doet u door een ;” weer te geven tussen twee task_keys (bijv. form_wpv;form_cw;etc). Als de task keys voor u een te grote uitdaging lijken kunt u dit ook weglaten en alleen de kandidaten importeren, vervolgens kunt u in een bulk actie aan alle kandidaten tegelijk taken toewijzen.
    • c. Test_situation: De test situatie van de kandidaat. Er zijn drie test situaties die u in kunt vullen: advice, selection of other.
    • d. Cost_center_name: Hier kunt u aangeven onder welke kostenplaats de kandidaat moet worden aangemaakt. Als u dit veld niet gebruikt komen alle kandidaten onder de default kostenplaats.
  • Bestand – downloaden als / opslaan als – Door komma’s gescheiden waarden (.csv, huidig blad)
  • Verder niets met het gedownloade bestand doen, precies zo laten staan als het is opgeslagen

Nu gaat u naar de Test-Toolkit:

In het kandidaten overzicht klikt u op ‘CSV import’ .

Er opent een nieuw scherm waar u een CSV bestand kunt selecteren. Hier kunt u ook nalezen welke velden verplicht en optioneel ter beschikking staan.

(1) Klik op ‘Selecteer file’ om het CSV-bestand te uploaden.

(2) Hier kunt u aangegeven hoe het systeem om moet gaan met dubbele waarden.

(3) Bij dit veld kunt u aangeven hoe en of het systeem alle gegevens van de import moet opslaan.

(4) Klik nu op ‘Importeer’.

 

Zijn file format en CSV header valid? In dit geval kunt u doorgaan door op ‘Back To’ te klikken, dan verschijnt een spinner en de kandidaten worden toegevoegd. Dat kan soms een minuutje duren, vooral bij een groot aantal kandidaten. Als u niet kunt doorgaan check uw bestand dan op spelfouten, vooral in de eerste rij, en controleer ook of het inderdaad als .csv is opgeslagen.

Wij hebben drie verschillende abonnementsvormen in de Test-Toolkit: incidenteel, frequent en intensief. Dat is ook de reden dat de prijzen van de testen in credits worden aangegeven. Bijvoorbeeld: eenmalig de vragenlijst Denkstijlen inzetten kost altijd 60 credits. Hoeveel is dat in euro? Dat verschilt per abonnement.

Bij het incidentele abonnement heeft u geen maandelijkse abonnementskosten. U bestelt bundels van tenminste 750 credits en ontvangt daarvoor een factuur. Vervolgens kunt u de credits verbruiken door aan uw kandidaten testen toe te wijzen. Als de credits verbruikt zijn kunt u weer opnieuw credits bestellen. Wees gerust, de credits zijn onbeperkt houdbaar. Deze abonnementsvorm kunt u het best kiezen als u niet zo vaak testen inzet of wanneer het verbruik aan het begin niet goed voorspelbaar is. Een credit kost bij het incidentele abonnement € 0,33.

Zodra u 295 credits of meer per maand gebruikt is het goedkoper om over te stappen op het frequente abonnement. Bij dit abonnement betaalt u namelijk maar de helft voor één credit, dus € 0,16. Dat betekent dat u voor elke testafname ook maar de helft betaalt. Daarentegen worden er bij het frequente abonnement wel maandelijkse kosten in rekening gebracht, namelijk € 50. Bij dit abonnement is het niet nodig om vooraf credits te bestellen, er wordt maandelijks achteraf gefactureerd wat u heeft verbruikt.

De maandelijkse facturatie achteraf geldt ook voor het intensieve abonnement. Een credit is hier nog goedkoper: € 0,13. Het omslagpunt ligt bij 3767 credits per maand, vanaf dit moment is het intensieve abonnement de voordeligste keuze. Klanten met dit abonnement hebben overigens meer voordelen. Zij kunnen bijvoorbeeld in het systeem meerdere gebruikers of administratoren aanmaken. De maandelijkse kosten voor het intensieve abonnement zijn €163.

Terugkomend op de vragenlijst Denkstijlen van 60 credits per afname: Deze kost dus € 19,80 in een incidenteel abonnement, € 9,60 in een frequent abonnement en maar € 7,80 in een intensief abonnement.

De minimale looptijd is bij alle drie de abonnementen 12 maanden, daarna kunt u maandelijks opzeggen of een lager abonnement kiezen. Wilt u overstappen naar een hoger abonnement? Dat kan altijd!

Met een incidenteel abonnement dient u eerst credits te kopen voordat u testen aan kandidaten kunt toewijzen. U kunt bundels van tenminste 750 credits in de Test-Toolkit bestellen. Dat doet u als volgt:

Onder ‘Mijn organisatie’ vindt u het ‘credit overzicht’.

Hier klikt u op het knopje ‘Bestel credits’.

 

Test-Toolkit Tutorial

(1) U kunt kiezen tussen 750, 1000, 2000 en 5000 credits.

(2) Nu klikt u op ‘Bestel credits’ en ontvangt u automatisch een e-mail met de factuur op uw factuur e-mailadres. De credits worden meteen op uw tegoed in de Test-Toolkit bijgeschreven en u kunt nu aan de slag!

Wanneer  u inzage wil krijgen in uw facturen, dient u de volgende stappen te doorlopen:

facturen_inzien

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Facturen’. U krijgt het volgende scherm te zien:

facturen_inzien_2

(3) Wanneer u een factuur heeft staan, komt deze in de lijst terecht. U kunt uw factuur dan inzien.

Wanneer u de uitslagen voor alle kandidaten op een bepaalde taak wil hebben, kunt u een groepsrapportage opvragen. Dat doet u als volgt:

groepsrapportages

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Groepsrapportages’. Vervolgens krijgt u dit scherm te zien:

groepsrapportage_2

(3) Klik op ‘Nieuw’.

(4) Geef hier op wat de naam van het groepsrapport wordt.

(5) Specificeer hier de taak waarvan u het groepsrapport wil opvragen. Wanneer u begint met typen, verschijnen automatisch de namen van de verschillende taken.

(6) Geef vervolgens aan in welke periode de kandidaten de taken moeten hebben voltooid.

(7) Klik op ‘Voeg groepsrapportage toe’ om de instellingen op te slaan.

groepsrapportage_4

(8) Klik op ‘Genereer en mail’. U krijgt dan de volgende melding:

groepsrapportage_5

Als u deze melding accepteert, wordt de mail verzonden en ontvangt  in uw mail een csv bestand.