Process-Toolkit Tutorial

Uitnodigingsmail

De Process-Toolkit biedt de mogelijkheid om een uitnodigingsmail te koppelen aan een proces. Elke keer dat dit proces vervolgens aan een deelnemer toegekend wordt, wordt hem ter introductie deze e-mail toegestuurd.

Aan een nieuw aangemaakt proces wordt automatisch een standaard uitnodigingsmail gekoppeld. Deze e-mail is zo nodig aan te passen door tijdens het bewerken van het proces linksboven op het tandwieltje te klikken om zo bij de proces-instellingen uit te komen. Vervolgens past u de teksten onder Onderwerp uitnodigingsmail en Tekst uitnodigingsmail naar wens aan.

Een screenshot van de instellingen van een proces met de standaard uitnodigingsmail

Variabelen

In de standaard teksten wordt direct het gebruik van variabelen gedemonstreerd. Een variabele is in deze context een reeks symbolen die begint met %{ en eindigt met }. Bij toewijzing van het proces worden de gebruikte variabelen vervangen door meer bruikbare termen, gebaseerd op welke coach het proces aan welke deelnemer toekende. Momenteel zijn er 5 verschillende variabelen beschikbaar:

VariabeleWordt vervangen door
%{user_name}de naam (voornaam + achternaam) van de deelnemer
%(advisor_name}de naam (voornaam + achternaam) van de toekennende coach
%{organization_name}de naam van de organisatie van de coach, op het moment van toekennen
%{program_title}de naam van het proces, op het moment van toekennen
%{root_link}een URL die verwijst naar de hoofdpagina van de Process-Toolkit: dat wil zeggen naar de login-pagina voor gebruikers die nog niet ingelogd zijn en naar het takenoverzicht voor ingelogde gebruikers

Het gebruik van variabelen maakt het mogelijk om de uitnodigingsmail te personaliseren. Zo kunt u de e-mail beginnen met Beste %{user_name} om zodoende elke deelnemer aan wie het proces later toegekend wordt persoonlijk aan te spreken. Dit voorbeeld ziet u ook terug in de standaard uitnodigingsmail.

HTML

Wat u daarnaast terugziet in deze standaard tekst is het gebruik van HTML: <a href=”%{root_link}”>hier</a>. In dit specifieke geval wordt er HTML gebruikt om de root_link in de resulterende e-mail klikbaar te maken. U kunt in de uitnodigingsmails van uw processen zoveel gebruik maken van HTML als u wilt, alhoewel daar natuurlijk wel zekere technische kennis bij nodig is.

Tot slot

In tegenstelling tot element-instellingen en stap-instellingen blijven proces-instellingen bewerkbaar na publicatie van een proces. U kunt het onderwerp en de tekst van de gekoppelde e-mail dus altijd achteraf nog bewerken. Deze veranderingen worden dan meegenomen wanneer het proces later weer toegekend wordt.