Process-Toolkit Tutorial

CV & Brief Builder

De Process-Toolkit beschikt over allerlei elementen waaruit processen opgebouwd kunnen worden. Een van de meer geavanceerde elementen is de gratis CV & brief builder. Hiermee kunnen templates samengesteld worden voor documenten, die deelnemers vervolgens kunnen vullen met persoonlijke gegevens en dan downloaden in PDF formaat.

Een template definiëert waar welke gegevens komen te staan en met welke opmaak. Er zijn 6 standaard templates voor CV’s beschikbaar. Hieruit kan een selectie gemaakt worden waaruit deelnemers aan het proces mogen kiezen. Het is ook mogelijk om zelf nieuwe templates aan te maken, voor CV’s en voor andere soorten documenten, zoals motivatiebrieven.

Een screenshot van het selecteren van templates

Templates selecteren

Na toevoegen van een CV & brief builder element aan een proces klikt u op de Template selectie knop. Links ziet u dan in het klein alle beschikbare templates. Klik op een template om deze rechts in het groot te openen. Boven in de geopende template ziet u een aantal icoontjes: met het plusje maakt u hem selecteerbaar voor de deelnemers en met het vinkje maakt u hem zelfs direct geselecteerd, dat wil zeggen de standaard keuze. Via het potloodje kunt u de template indien gewenst bewerken. Hiernaast zijn er nog enkele aanvullende element-instellingen beschikbaar, zoals wie de resulterende documenten mogen downloaden.

Templates bouwen

Wanneer u een template bewerkt of een nieuwe aanmaakt via de Voeg template toe knop, dan komt u terecht in de template bouwer. Op deze pagina voert u een titel en eventueel een beschrijving in, en stelt u flexibel een template samen in de stijl van uw organisatie.

Opmaak

Templates bestaan uit horizontale rijen, rijen bestaan uit verticale kolommen en kolommen bestaan uit secties. U begint met het toevoegen van een rij, door uw cursor boven de lege template te plaatsen en te klikken op Voeg rij toe. En verschijnt een rij, afgebakend door een stippellijn. U plaatst uw cursor hierboven en klikt op Voeg kolom toe. In de rij verschijnt een kolom, met een breedte van 30%. Meestal is dit niet de gewenste breedte, dus verandert u deze instelling naar bijvoorbeeld 50% of 100% door bij de kolom op het tandwieltje te klikken. Verder ziet u icoontjes voor verplaatsing en verwijdering van het blok, en de Voeg sectie toe knop.

Een screenshot van het bouwen van een template

Secties zijn de belangrijkste onderdelen van een template. Ze bepalen niet de plaatsing, maar de inhoud. Een sectie bevat vele instellingen, waaronder haar type: tekst, afbeelding of lijst. Respectievelijke voorbeelden zijn de naam van de deelnemer, een foto van de deelnemer en een lijst met werkervaring. Een sectie bestaat uit een kopje en – bij tekst en lijst – leestekst, die na klikken op de sectie ingetypt kan worden, waarbij eventueel gebruikt gemaakt kan worden van HTML. Door hierin variabelen op te nemen, specificeert u waar welke persoonlijke gegevens van de deelnemer ingevoegd worden.

Variabelen

Een variabele is in deze context een reeks symbolen die begint met {{ en eindigt met }}, bijvoorbeeld {{naam}}. Wanneer een deelnemer het proces toegekend krijgt, ziet hij per variabele een invoerveld. Een variabele heeft zelf ook een type en gerelateerde instellingen, waarmee gespecificeerd kan worden wat voor invoer er verwacht wordt. Zodra een sectie een variabele bevat, verschijnt er daarom een extra icoontje. Klik hierop om haar type te veranderen van tekst naar datum of selectie (meerkeuze), of om een helptekst toe te voegen die in het invoerveld getoond wordt ter suggestie of uitleg.

Templates vullen

Vanuit het perspectief van een deelnemer draait de CV & brief builder niet om het bouwen van templates, maar om het kiezen van een template uit de selecteerbare opties en het vullen hiervan met persoonlijke gegevens. Als bij het element is ingesteld dat de deelnemer zelf van template mag wisselen, klikt hij eerst op Template selectie om zijn favoriet aan te vinken. Daarna gaat hij terug en klikt hij op Open.

Een screenshot van het vullen van een template
De deelnemer komt dan terecht in de template vuller, waar hij links voor elke variabele de gevraagde gegevens invoert en de gevraagde afbeeldingen uploadt, en optionele secties uitzet als gewenst. Rechts ziet hij het document steeds direct bijgewerkt worden. Ten slotte kan het resultaat gedownload worden als PDF.