Kennisbank overzicht
Process-Toolkit FAQ
Process-Toolkit FAQ

Met de Process-Toolkit creëert u in korte tijd een portaal waarmee u cliënten en medewerkers kunt begeleiden in uiteenlopende HR-processen.

Mocht u vragen hebben over de Process-Toolkit, of mocht u onverhoopt een probleem ondervinden, dan kunt u altijd contact opnemen met onze helpdesk op 088 49 59 001 of mailen naar helpdesk@ixly.nlWij wensen u veel plezier en nut van het gebruik van de Process-Toolkit toe!

Om een nieuw proces aan te maken doorloopt u de volgende stappen:

(1) Klik rechts in de navigatiebalk op “Organisatie” en vervolgens op (2)  “Processen ontwikkelen”. U komt in het proces overzicht terecht met uw eigen processen en de templates, de voorbeeld processen van Ixly, die u ter inspiratie kunt bekijken of overnemen.

(3) Om zelf een eigen proces te bouwen klikt u rechtsboven op het knopje “+Nieuw proces”. U kiest een titel voor het proces en geeft een korte beschrijving. Ook bepaalt u of de stappen van het proces in een vaste volgorde moeten worden doorlopen door de deelnemer. De stappen zijn de pagina’s waaruit het proces bestaat en die voor de deelnemer als navigatie door het proces zichtbaar zijn. Dit zijn de drie opties:

  1. De deelnemer mag de stappen in willekeurige volgorde doorlopen
    Hij zou kunnen beginnen met stap 5 of stap 2, het maakt helemaal niets uit.
  2. De deelnemer kan pas verder na inleveren van de huidige stap
    Wat houdt “Inleveren” precies in? Dat kunt u later voor elke enkele stap in de stap instellingen bepalen. Dit zijn de opties:

    • De stap wordt goedgekeurd als de deelnemer de stap heeft gezien
    • De coach keurt de stap goed na inlevering door de deelnemer
    • De coach en de deelnemer kunnen beiden de stap goedkeuren
    • De stap hoeft niet te worden goedgekeurd
  3. De deelnemer kan pas verder na goedkeuring van de huidige stap
    De coach krijgt een melding dat hij naar de stap moet kijken om te zien wat de deelnemer heeft gedaan. Vervolgens kan de coach kiezen of hij de stap goedkeurt of afwijst. Dit herhalen voor elke stap van het proces zou erg veel werk zijn, daarom bestaat er de optie om bij instellingen voor elke stap weer dezelfde optie in te stellen. De instellingen voor de welkomstmail hieronder zijn optioneel aan te passen. Dit is een voorbeeld van de standaardinstelling:

Onderwerp: Uitnodiging voor proces: Loopbaancheck

Beste Wim Voorbeeld,

U bent uitgenodigd voor het proces ‘Loopbaancheck’ door Helga Supercoach van Droomvluchtcoaching.

Klik hier om in te loggen op de Process-Toolkit.

Als u dit wilt aanpassen leest u hier  hoe u dat kunt doen. Klik vervolgens op “Opslaan” en het proces is aangemaakt!

(4) Als u de instellingen achteraf nog wilt wijzigen kunt u dat doen door naast de naam van het proces op het tandwieltje te klikken.

(5) Stappen worden toegevoegd bij “+Nieuwe stap” en ook hier kunnen de instellingen van elke stap weer via het tandwieltje aangepast worden. Hier vindt u de instellingen over de goedkeuring / het inleveren die boven al genoemd zijn. Ook kunt u hier een stap voor een deelnemer onzichtbaar maken. Die stap kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor persoonlijke notities.

Wilt u een van onze templates gebruiken? Klik dan in het proces overzicht op (6) het tabje “Templates” en vervolgens op (7) “Kopieer”. Het proces is nu gekopieerd naar uw overzicht van eigen processen waar u de mogelijkheid heeft om het proces te bewerken.

Nu voegt u stappen toe en vult deze met elementen. Als het proces klaar is dient u het te publiceren voordat het toegewezen kan worden aan deelnemers. Dit kan op twee manieren: in het proces overzicht of bij de proces instellingen linksonder bij “Opties” (hier kunt u ook een template maken). Een gepubliceerd proces kan niet meer veranderd worden. Voor wijzigingen achteraf is het nodig om het proces in het overzicht terug te trekken, aan te passen en vervolgens weer te publiceren. Daarbij worden trajecten van deelnemers met het oorspronkelijke proces niet mee aangepast. 

(1) Er zijn twee manieren om een element toe te voegen aan een proces: Wanneer u op een element klikt, verschijnt het meteen in de stap. Eventueel is het noodzakelijk om naar boven te scrollen om het element te kunnen zien. Met de tweede manier sleept u het element in het vak “Sleep hier elementen in”. Daarbij kunt u met de cursor “loslaten” zodra de tekst van grijs tot zwart is veranderd. (Als u van tevoren een beschrijving van het element wilt lezen, houdt u de cursor even over een element in het overzicht, dan verschijnt een korte uitleg over wat dit element precies doet.)

(2) Het element zit er nu in en moet in de meeste gevallen nog door u bewerkt worden. U ziet altijd eerst “Label” staan. Hier kunt u het element een naam geven of beschrijven wat u hier van de deelnemer eist, het label is voor hem altijd te zien.

Bijvoorbeeld het element “Tekstinvoer kort”, klik eerst op het tandwieltje en verander dan “label” naar “Jouw beroep”. Daarmee vraagt u de deelnemer om hier zijn beroep in te voeren.

De drie icoontjes die bij de elementen staan hebben de volgende fucnties: Met het pijltje kunt u elementen naar boven of beneden verschuiven en op die manier de volgorde van de elementen veranderen. Het tandwieltje zijn de instellingen en voor elk element een beetje anders. Sommige elementen zoals de Afspraak planner hebben dit icoontje niet omdat ze niet aangepast hoeven te worden. Met het kruisje kunt u een element verwijderen. 

Twee elementen die u in processen kunt inbouwen zijn ‘document upload’ en ‘document download’. ‘Document upload’ betekent dat de deelnemer die het proces doorloopt een document moet uploaden, bijvoorbeeld zijn CV. Die staat dan in de Process-Toolkit ter beschikking voor de coach, waar het document kan worden bekeken en gedownload. Als u dit element toevoegt aan een proces geeft u bij de label in wat u verwacht van de kandidaat, bijvoorbeeld “Jouw CV hier uploaden”.

‘Document download’ betekent dat er een document voor de deelnemer ter beschikking staat dat hij kan downloaden, bijvoorbeeld een flyer. U wordt na het toevoegen van dit element gevraagd om een bestand naar het proces te uploaden. Bij het label kunt u schrijven wat het is dat de kandidaat kan downloaden, bijvoorbeeld “Flyer Konijnen, aanschaf en verzorging”.

Een mogelijkheid om dit in te zetten is om een opdracht voor de deelnemer als Word bestand via het element ‘Document download’ in het proces te zetten. Vervolgens kan de deelnemer in het Word bestand de opdracht uitvoeren en zijn versie weer uploaden door het element ‘Document upload’.

(1) Voor elke persoon die het systeem wil gebruiken is een gebruikersaccount nodig. Om voor iemand een gebruikersaccount aan te maken klikt u boven rechts in de navigatiebalk op ‘Organisatie’ en vervolgens op ‘Gebruikers’. Dan komt u terecht in het gebruikersoverzicht. Klik rechtsboven op de blauwe knop ‘Nieuwe gebruiker’.

(2) Hier kunt u naam en e-mailadres van de betreffende persoon invoeren.

(3) De beschikbare talen zijn Nederlands, Engels en Duits en binnenkort ook Frans.

(4) Door de rol die u hier kiest wordt vastgelegd welke rechten de nieuwe gebruiker heeft. De beschikbare rollen zijn deelnemer, procescoach en organisatiemanager. Klik hier voor de gebruikersrollen documentatie.

(5) ‘Direct een welkomstmail toesturen’: dit vinkje kunt u ook uitzetten als u pas later de uitnodiging naar de gebruiker wilt sturen.

(6)Klik rechts beneden op de blauwe knop ‘Aanmaken’, vervolgens komt u weer op de gebruikers overzicht terecht waar u de net aangemaakte gebruiker bovenaan de lijst kunt vinden. Om aan diegene een proces toe te wijzen dient de gebruiker eerst in een aparte stap als deelnemer toegevoegd te worden, lees hierover het volgende punt ‘Hoe wijs ik een proces aan iemand toe?’.

Dit kan in twee stappen. Ten eerste voegt u diegene toe als deelnemer. (1) Daarvoor klikt u linksboven in de navigatiebalk op ‘Deelnemers’ waardoor u in het deelnemeroverzicht terecht komt.

Hier kunt u gebruikers als deelnemers toevoegen door op het knopje ‘+ Deelnemer toevoegen’ te klikken. U kiest uit de lijst van gebruikers de betreffende persoon, wijst een coach toe en eventueel ook een co-coach. Vervolgens klikt u op ‘Aanmaken’.

Voor het geval dat u nog geen gebruikersaccount voor diegene heeft aangemaakt, komt u via deze link naar het gebruikersoverzicht waar u dit kunt doen. U leest hier mee over onder het kopje ‘Hoe maak ik een gebruiker aan?’.

U komt nu op de traject pagina van de deelnemer terecht waar u direct een proces kunt toekennen. U ziet hier de lijst van beschikbare processen binnen uw organisatie. Door rechts op ‘+ Ken toe’ te klikken wordt het proces aan de deelnemer toegewezen en hij ontvangt vanuit het systeem een uitnodiging daarvoor.

Zolang de deelnemer nog niet is gestart met het proces kunt u hem ook weer terugtrekken. Klik daarvoor op de traject pagina van de deelnemer bij het betreffende proces op het knopje ‘Trek terug’.

In uw deelnemersoverzicht kunt u meteen de vooruitgang van elke deelnemer zien. Als hier bij iemand geen vooruitgang te zien is kunt u als herinnering de welkomstmail opnieuw versturen. Dat doet u door in de deelnemers overzicht op de naam van de betreffende persoon te klikken en vervolgens op zijn profiel pagina op (1)  het knopje ‘welkomstmail opnieuw versturen’ te klikken.

Mocht het zo zijn dat deze knop niet meer te zien is, dan heeft de deelnemer al een keer ingelogt in de Process-Toolkit, maar is nog niet begonnen met het proces. Op de profiel pagina van de deelnemer staat ook zijn status. Als hij nog nooit heeft ingelogd (2) is de status ‘Uitgenodigd’. Maar als de deelnemer in zijn welkomstmail al op de link heeft geklikt en een wachtwoord heeft bepaald is het niet nodig om opnieuw een welkomstmail sturen. Dan is de status van de deelnemer ‘Actief’ en het knopje om een welkomst mail opnieuw te versturen wordt vervangen door het knopje ‘Deactiveer’.

Om de deelnemer eraan te herinneren om te beginnen met het proces, kunt u nu vanuit de Proces-Toolkit een bericht sturen. Klik daarvoor vanuit de profiel pagina van de deelnemer links (3)  op het traject en vervolgens (4) op ‘Berichten’. Uw bericht wordt verstuurd naar het e-mail-adres waarmee de deelnemer inlogt.

De kosten worden per gebruiker berekend. Aan het begin heeft u automatisch de kosteloze abonnementsvorm ‘Basis’ waarmee u een eigen gebruikersaccount heeft en één extra gebruiker kunt aanmaken, in de meeste gevallen is dit een deelnemer. Met uw basis abonnement kunt u zelf processen opstellen en de elementen uitproberen en aan uzelf en uw deelnemer processen toewijzen om te doorlopen.

Als u meer gebruikers wilt aanmaken om de Process-Toolkit professioneel te gebruiken stapt u over naar de abonnementsvorm ‘Standaard’ Hoe u dit doet leest u in het volgende punt ‘Hoe kan ik betalen?’. Hier betaalt u 10 euro per maand voor uw interne gebruikers (proces coaches en organisatie managers) en 10 euro per jaar voor uw externe gebruikers (deelnemers en contactpersonen). Interne gebruikers worden gereguleerd door middel van een intern gebruikerslimiet, dat zo nodig op elk moment verhoogd of verlaagd kan worden. Plekken voor externe gebruikers dienen altijd vooruit betaald te worden. Klik hier voor de prijzen. 

De meeste elementen die u gebruikt voor de processen zijn kosteloos, met als uitzondering de volgende drie: Arbeidsmarktkansen, Jobfeed en Baansuggesties. Zodra u een proces met elementen met meerkosten toewijst aan een deelnemer worden de kosten berekend. Daarover verschijnt uiteraard eerst een melding op uw scherm en u wordt om toestemming gevraagd. 

U kunt direct online betalen als u uw maximaal aantal gebruikers wilt ophogen. Vervolgens kunt u meteen nieuwe gebruikers aanmaken. Dit zijn de betaalmethodes die op het moment ter beschikking staan:

  •         IDEAL
  •         Bancontact
  •         Sofort Banking
  •         SEPA incasso
  •         PayPal
  •         Bitcoin
  •         KBC/CBC Payment Button
  •         Belfius Direct Net

 

Ga naar uw organisatieinstellingen en vervolgens (1) naar ‘Facturering’. In de eerste alinea (2) kunt u zien welke abonnementsvorm u nu heeft en wat dit betekent.

Onder (3) ‘Gebruikers plekken’ leest u hoeveel interne en externe plekken u ter beschikking heeft en hoeveel daarvan al in gebruik zijn.

Er wordt hier ook aangegeven hoeveel gebruikers u momenteel nog kunt aanmaken. Staat dit op nul en wilt u een nieuwe gebruiker aanmaken? Dan typt u onderaan (4) in hoeveel interne en externe gebruikers plekken u wilt toevoegen. Als u voor het eerst gebruikers plekken toevoegt is (5) het knopje daaronder ‘Overstappen’ omdat u van de abonnementsvorm ‘Basis’ naar ‘Standaard’ overstapt.

Vervolgens ziet u een overzicht van uw bestelling en de kosten daarvan. Via het knopje ‘Naar het betalingsscherm’ kunt u dan de betaalmethode kiezen en de betaling doorvoeren. Bedankt!

Het is noodzakelijk dat u in de Test-Toolkit een organisatie heeft met en frequent of intensief abonnement.

In uw eigen profielinstellingen in de Test-Toolkit zet u een vinkje bij “api beheerder” Heeft u dit niet? Geef dit dan aan ons door en wij zorgen ervoor dat u de api opties ter beschikking heeft. Als het vinkje (1) api beheerder is aangezet verschijnt er (2) de API authentification key (API auth key). Die dient u te kopiëren naar de Process-Toolkit.

U gaat naar uw organisatieinstellingen in de Process-Toolkit. Links in de reeks klikt u (3) op ‘Test-Toolkit integratie’.

Vul hier het e-mail adres in waarmee u inlogt in de Test-Toolkit. Daaronder voegt u de api key in, de API authentification key die u kunt kopiëren vanuit de Test-Toolkit.

Nu kunt u (4) het element ‘Ixly test’ toevoegen in uw processen en met het tandwieltje kiezen welke test (5) het moet zijn (zie hiervoor ook ‘Hoe voeg ik elementen toe aan een proces?’).

Ook kunt u instellen voor (6) wie het rapport te zien is, alleen voor de deelnemer, alleen voor de coach of voor allebei. De credits voor de testen worden in de Test-Toolkit afgerekend, elke keer dat het proces wordt toegekend aan een deelnemer.

Een externe gebruikers account (deelnemers en contactpersonen) wordt na afloop van een jaar gedeactiveerd, waarover vooraf een melding wordt verstuurd. Er bestaat dan de mogelijkheid om het account te verlengen voor nog een jaar. Als er geen actie wordt ondernomen wordt het account automatisch gedeactiveerd.