Kennisbank overzicht
360-Toolkit Tutorial
360-Toolkit Tutorial

In het onderstaande overzicht vindt u de tutorial voor de 360-Toolkit. Bij het onderdeel “Handleiding voor adviseurs” kunt u als adviseur terecht voor algemene vragen over zaken als inloggen, het toevoegen van kandidaten en het opvragen van (groeps)rapporten. Het onderdeel “Handleiding voor organisaties” is bedoeld voor beheerders, die meer rechten hebben dan adviseurs. U vindt daar antwoord op vragen als hoe de styling van de website aangepast kan worden en hoe rapporten bewerkt kunnen worden. Mocht u een probleem ondervinden met de 360-Toolkit, dan kunt u terecht op de FAQ.

Wij wensen u veel plezier en nut van het gebruik van de 360-Toolkit toe! Indien u nog vragen heeft, dan kunt u altijd contact opnemen met onze helpdesk op 088 49 59 001 of mailen naar helpdesk@ixly.nl.

Handleiding voor adviseurs

Wanneer er een account voor u is aangemaakt, krijgt u een e-mail van de 360 Toolkit met daarin een link om een wachtwoord aan te maken. Om vervolgens in te loggen, doorloopt u de volgende stappen:

inloggen

(1) Surf naar de volgende link: http://www.360-toolkit.com/sign_in.

(2) Vul het e-mailadres in waarop uw account is aangemaakt, dit is het adres waarop u eerder een link voor het instellen van uw wachtwoord heeft ontvangen. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

inloggen_2

(3) Vul het door u gekozen wachtwoord in en druk op ‘Inloggen’.

Als u uw persoonlijke gegevens wil aanpassen, zoals uw e-mailadres of telefoonnummer, dan dient u de volgende stappen te doorlopen:

persoonlijke_gegevens(1) Klik op uw naam, rechts bovenin het scherm.

(2) Klik vervolgens op ‘Profiel’. Het volgende scherm zou vervolgens moeten openen:

persoonlijke_gegevens2(3) U kunt op dit scherm verschillende gegevens aanpassen. Vul hier het e-mailadres in waar u meldingen wil ontvangen. U kunt tevens uw naam, telefoonnummer en gebruikersnaam wijzigen.

(4) Klik op de balk naast ‘locatie’ om de juiste locatie uit de lijst te kiezen. Datzelfde kunt u doen voor functie type.
Voordat u uw locatie of functie type kunt wijzigen, dienen deze eerst toegevoegd te zijn door de organisatie. Dit kan alleen ingesteld worden door iemand die de rechten heeft om organisatie instellingen te veranderen.

(5) Klik op ‘Gebruiker bijwerken’ om de instellingen op te slaan.

Wanneer u een kandidaat wil aanmaken, doorloopt u de volgende stappen:

kandidaat_aanmaken

(1) Klik op ‘Kandidaten’. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

kandidaat_aanmaken_2

(2) Klik op ‘Nieuw’, dit geeft het volgende scherm:

kandidaat_aanmaken_3(3) U kunt op dit scherm verschillende gegevens aanpassen. Vul hier het e-mailadres in waar u de kandidaat op wil uitnodigen en waar de kandidaat meldingen op ontvangt.

(4)U kunt tevens de naam, telefoonnummer en gebruikersnaam van de kandidaat wijzigen.

(5) Klik op de balk naast ‘locatie’ om de juiste locatie te kiezen. Datzelfde kunt u doen voor functie type.
Voordat u uw locatie of functie type kunt wijzigen, dienen deze eerst toegevoegd te zijn door de organisatie. Dit kan alleen ingesteld worden door iemand die de rechten heeft om organisatie instellingen te veranderen.

(6) Klik op ‘Toevoegen’ om de instellingen op te slaan. Als dit gelukt is, krijgt u de melding bij (7) te zien:

kandidaat_aanmaken_4

Nadat u een kandidaat heeft aangemaakt, kunt u de gegevens van de kandidaat wijzigen.

kandidaat_aanmaken

(1) Klik op ‘Kandidaten’. U krijgt dan het volgende overzicht te zien:

kandidaat_bewerken

(2) Klik op ‘Bewerk’ achter de naam van de kandidaat van wie u de gegevens wil bewerken. Dit geeft het profiel van die kandidaat weer:

kandidaat_bewerken2(3) Wijzig de gegevens die u van de kandidaat wil wijzigen, zoals het telefoonnummer.

(4) Klik op ‘Stuur welkomst e-mail’ als u de kandidaat wil uitnodigen om een wachtwoord aan te maken voor de 360-Toolkit.

(5) Klik op ‘Gebruiker bijwerken’ als alle gewenste wijzigingen zijn doorgevoerd.

Wanneer u meerdere kandidaten tegelijkertijd een welkomstmail wil sturen, kunt u dat als volgt doen:

welkomstmail

(1) Klik op ‘Kandidaten’.

(2) Selecteer de kandidaten die u een welkomstmail wil sturen.

welkomstmail2

(3) Klik op Bulk acties en kies voor ‘Stuur welkome e-mail aan geselecteerde’.

Indien u aan de volledige lijst kandidaten een welkomstmail wil sturen, kunt u ook kiezen voor ‘Send welcome email to all kandidaten’.

Wanneer u als gebruiker de vragenlijst over uzelf wilt invullen, kunt u kiezen voor ‘zelf feedback’. U start de vragenlijst als volgt:

zelf_feedback

(1) Op uw dashboard vindt u de knop ‘Start zelf feedback’. Klik daarop.

zelffeedback_2

(2) Kies de vragenlijst uit die u over uzelf wilt invullen. Uw organisatiebeheerder kan instellen welke vragenlijsten u te zien krijgt.

(3) Klik op ‘Opslaan en volgende’. Vervolgens krijgt u te zien waar de vragenlijst uit bestaat. Indien uw organisatie heeft ingesteld dat u zelf vragen kunt toevoegen, kunt u deze hier toevoegen:

zelffeedback_3

(4) Klik op Opslaan en volgende. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

zelffeedback_5

(5) Wanneer u kiest voor opslaan, worden de ingevoerde gegevens opgeslagen. Pas wanneer u op ‘Verstuur en begin’ klikt, zal de vragenlijst starten.

Wanneer u een overzicht wil ontvangen van dit overzicht, vinkt u het vierkantje aan. U krijgt dan een dergelijke e-mail:

Beste Henk Timmerman,

Je bent een feedbackronde gestart. Je hebt Voorbeeldvragenlijst verstuurd aan 3 respondenten.

De voortgang van je feedbackronde kun je bekijken in je dashboard.

Wanneer u als adviseur een feedbackronde wil starten voor uw kandidaat, dient u de volgende stappen te doorlopen:

feedbackronde_001

(1) Klik op ‘Kandidaten’ in het menu bovenin. Dit geeft het volgende scherm:

feedbackronde_2

(2) Uit de lijst met kandidaten kiest u de kandidaat voor wie u de feedback wil laten starten. Klik op ‘Start feedbackronde’ achter de kandidaat voor wie u feedback wil verkrijgen. Dit geeft het volgende scherm:

feedbackronde_3

(3) Kies als eerste de vragenlijst die over de kandidaat ingevuld dient te worden. Welke vragenlijsten beschikbaar zijn, wordt door de organisatiebeheerder ingesteld.

feedbackronde_4

(4) Kies de respondenten uit die de vragenlijst over uw kandidaat zullen gaan invullen.

(5) Klik op ‘Opslaan en volgende’ wanneer u alle gewenste respondenten  heeft aangevinkt. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

feedbackronde_5

(6) Indien u de mogelijkheid heeft om vragen toe te voegen, dan is dat op dit scherm te zien. Pas dit eventueel aan en klik op ‘Opslaan en volgende’.

feedbackronde_6

(7) U kunt eventueel de tekst aanpassen die in de uitnodiging komt te staan.

(8) Klik op ‘Opslaan en volgende’. Dit leidt tot het laatste scherm:

feedbackronde_7

(9) Om de uitnodiging te versturen, klikt u op ‘Verstuur uitnodiging(en)’. Indien u zelf een overzicht hiervan wenst te hebben, kunt u nog een vinkje zetten.

Indien een kandidaat om feedback van u vraagt, kan hij zelf een feedbackronde starten om u uit te nodigen. U ontvangt dan de volgende mail:

 

Beste Tom de Koning
Zou u deze vragenlijst willen invullen?
——
Dit bericht is verstuurd vanaf 360 Toolkit
Open je feedbackvraag via: link.

 

Klik op de link om feedback te geven.

Zodra uw respondenten de vragenlijst hebben ingevuld, kunt u een rapport opvragen.

kandidaat_feedback_opvragen

(1) Op uw dashboard kunt u zien hoe ver de diverse respondenten zijn met het invullen van de vragenlijst.

(2) Klik op ‘Rapportage’ om de resultaten in te zien.

kandidaat_feedback_opvragen_2

(3) Klik vervolgens op ‘Genereer nieuw rapport’.

kandidaat_feedback_opvragen_3

(4) U kunt kiezen over welke periode u de feedback wenst te bekijken. Tevens kunt u aangeven welke respondentgroepen worden opgenomen in het rapport.

(5) Als u op ‘Bekijk scores’ drukt, krijgt u de uitslagen te zien over de geselecteerde periode in het rechterdeel van het scherm, zoals in de figuur hierboven.

Indien u kiest voor ‘Genereer rapport’, krijgt u het volgende scherm te zien:

kandidaat_rapport_opvragen_4

(6) Vervolgens kunt u kiezen voor ‘Download rapport’ om een pdf versie van het rapport op uw computer te krijgen.

Als adviseur heeft u naast de menuopties ‘Dashboard’ en ‘Rapport’, die de kandidaat ook
heeft, ook toegang tot een tabblad genaamd ‘Kandidaten’. Dit tabblad toont u een overzicht
van uw kandidaten en geeft u de mogelijkheid zelf nieuwe kandidaten in te voeren en hun
gegevens aan te passen. Ook heeft u de mogelijkheid de voortgang van uw kandidaten in de
gaten te houden en hun rapportages in te zien. Afhankelijk van de instellingen kunt u ook
feedbackrondes starten en rapportages genereren.

Bij 2 heeft u de optie om de rapportages van de kandidaat in te zien. Afhankelijk van de
instellingen kunt u ook het rapport voor de kandidaat genereren. Dit werkt hetzelfde als
wanneer een kandidaat een rapport over zichzelf genereert.

Wanneer u voor een groep een rapport wil aanvragen, dient u de volgende stappen te doorlopen:

groepsrapport

(1)  Klik op ‘Rapportage’.

(2) Klik op ‘Groepsrapportages’. U krijgt het volgende scherm te zien:

groepsrapport_2

(3) Kies voor ‘Genereer nieuw rapport’.

groepsrapport_3

(4) Kies over welke periode u het rapport wil opvragen en welke functies in het rapport terugkomen. Uit welke functies u kunt kiezen, is afhankelijk van de vragenlijst – zoals deze door de organisatiebeheerder zijn ingesteld.

(5) Selecteer welke functies, locaties, adviseurs en vragenlijsten in het rapport worden opgenomen.

(6) Wanneer u kiest voor ‘Bekijk scores’, worden de scores weergeven in het rechterscherm, zoals in het figuur hierboven.

Kiest u voor ‘Genereer rapport’, dan krijgt u het volgende scherm te zien:

groepsrapport_4

(7) U kunt hier op ‘Download rapport’ drukken om een pdf-versie van het groepsrapport te downloaden.

Handleiding voor organisaties

De organisatie kan instellen welke taal standaard voor gebruikers wordt ingesteld. De gebruiker kan vervolgens zelf de taal aanpassen, als de gebruiker de voorkeur heeft om de website in een andere taal te weergeven.

Om de standaard taal in te stellen, doorloopt u de volgende stappen:

organisatie_instellingen

(1) Ga naar ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’.

taal_website

(3) Selecteer de gewenste standaard taal.

(4) Druk op opslaan.

Indien u als gebruiker de taal van de website wil aanpassen, kunt u dit in uw profiel aanpassen. Doorloop de volgende stappen:

taal_wijzigen

(1) Klik op uw naam.

(2) Klik op ‘Profiel’. U krijgt dan uw persoonlijke gegevens te zien:

taal_wijzigen2

(3) Selecteer de gewenste taal.

(4) Klik op ‘Gebruiker bijwerken’. De knoppen van de website zouden op dit moment Engels moeten zijn. De vragenlijsten worden echter niet automatisch in het Engels gezet.

U kunt de website uw eigen look- and feel geven, door een logo of uw bedrijfsnaam te weergeven en door de kleuren van de website af te stemmen op uw organisatie. Dit kunt u doen in de organisatie instellingen:

organisatie_instellingen

(1) Klik op ‘Mijn Organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’.

styling

(3) U kunt bij deze vier elementen de kleur veranderen, daarover volgt zo meer uitleg.

(4) U kunt een logo uploaden dat in de bovenhoek van de website komt te staan.

(5) U kunt ook een logo uploaden dat op het rapport komt te staan.

(6) Ten slotte kan er ook een logo op de titelpagina worden geplaatst, als u dat hier upload.

Wanneer u de kleuren voor de website wil aanpassen, kunt u het volgende instelllen:

styling2

(7) Klik op het kleurtje naast de kleur die u wilt veranderen. Er verschijnt dan een kleurenschema, zoals hierboven. Vervolgens kunt u het schuifje heen en weer bewegen, of in het veld klikken.

(8) Wanneer de kleur is zoals u hem wenst kunt u op ‘Select’ drukken.

Indien u de kleurcode al kent, kunt u die ook direct intypen.

Het figuur hieronder illustreert het effect van de instellingen: De ‘header kleur’ gaat over de rode balk bovenaan, de ‘header tekst kleur’ geeft de kleur van de tekst bovenop de rode balk weer. De ‘Header rand kleur’ geeft een lijn onder de rode balk weer, in dit geval is die groen. Ten slotte is de ‘header contrast kleur’ de kleur die het vak aanneemt zodra deze geselecteerd is.

styling3

organisatie_instellingen

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’. Dit geeft de volgende opties:

abonnement

(3) Klik op ‘Account instellingen’.

(4) Klik op ‘Abonnement wijzigen’. U krijgt dan de volgende opties:

abbonement_wijzigen_001

(5) Selecteer het aantal gebruikers waarvoor u de 360 wil inzetten en klik op ‘Opslaan’.

U kunt kiezen op welke manier de antwoordopties in de vragenlijst worden weergeven.

Let op! Deze organisatie instellingen zijn organisatiebreed. Deze instellingen kunnen dus niet zonder gevolgen aangepast worden.

organisatie_instellingen

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’. Dit geeft de volgende opties:

organisatievragenlijsten

(3) Klik op ‘Vragenlijsten/feedbackvragen’. Scroll vervolgens naar onder toe.

teksten

U kunt vervolgens de tekst aanpassen die de gebruiker standaard te zien krijgt als hij een uitnodiging verstuurt, de eerste uitleg die de gebruiker te zien krijgt wanneer hij de vragenlijst invult en de afsluitende tekst. Pas de tekst naar behoefte aan en klik op ‘Opslaan’.

Wanneer u een nieuwe adviseur wil aanmaken, doorloopt u de volgende stappen:

adviseur_aanmaken

(1) Ga naar ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Gebruikers’.

adviseur_aanmaken_2

(3) Klik op ‘Nieuw’, dit geeft het volgende scherm:

adviseur_toevoegen_3

(4) Vul de gegevens van de adviseur in en selecteer de juiste rol. Klik op ‘Gebruiker toevoegen’.

 

adviseur_aanmaken

(1) Ga naar ‘Mijn Organisatie’.

(2) Klik op ‘Gebruikers’. U krijgt dan een overzicht van alle gebruikers te zien, waaronder ook adviseurs. Zoek de gebruiker van wie u de instellingen wil veranderen.

adviseur_bewerken

(3) Klik op ‘Bewerk’. Dit geeft het volgende scherm:

adviseur_toevoegen_3

(4) Verander de instellingen zoals u wenst en klik op ‘Gebruiker bijwerken’.

Wanneer u meerdere kandidaten tegelijkertijd wil invoeren, kunt u gebruik maken van een csv bestand om in een keer meerdere kandidaten te importeren. Hieronder leest u welke stappen u dient te doorlopen:

organisatie_instellingen

(1) Ga naar ‘Mijn organisatie’.

(2) Kies voor ‘Organisatie instellingen’.

meerdere_kandidaten_toevoegen

(3) Klik op ‘Gebruikers instellingen’.

(4) Kies voor ‘Import users’. In het scherm dat volgt kunt u een csv bestand uploaden. Dat bestand hoort er als volgt uit te zien:

meerdere_kandidaten_toevoegen_2

(5) Het is belangrijk dat het bestand als .csv is opgeslagen en dat u een bepaalde naamgeving aanhoudt. Hier kunt u het voorbeeldcsv downloaden, dat u kunt invullen. Belangrijk is dat de kopjes (bijvoorbeeld email, username) onveranderd blijven. Bovendien horen de rollen van adviseur, organisatiebeheerder en kandidaat als Advisor, OrganizationAdmin en Candidate in het systeem te worden gezet, zoals ook in bovenstaand voorbeeld te zien is. De taal wordt aangegeven met nl/en/fr (dus met kleine letters). Gegevens die u leeg laat, worden ook leeg in het systeem gezet.

meerdere_kandidaten_toevoegen_3

(6) U kunt op ‘Selecteer een file voor upload’ klikken om het csv bestand te uploaden. U krijgt vervolgens een overzicht te zien van de kandidaten en eventuele gewijzigde gegevens:

meerdere_kandidaten_toeveogen_4

(7) Klik op ‘Save results’. Pas als u de gegevens heeft opgeslagen staan ze in uw gebruikersoverzicht. Zo lang u niet op ‘Save results’  heeft geklikt, is er niets in het systeem veranderd.

Het instellen van respondentgroepen is een klusje, waarbij goed moet worden gedacht vanuit de gebruiker. Hoe verhouden de groepen zich tot de gebruiker die feedback wil ontvangen? Dit wordt bepaald in de organisatie instellingen:

organisatie_instellingen

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’. Dit geeft de volgende opties:

respondentgroepen

(3) Klik op ‘Respondent groepen’.

(4) Druk op ‘Respondent groep toevoegen’.

(5) Geef vervolgens de naam van de respondentgroep op.

(6) Specificeer hoe deze respondentgroep zich verhoudt tot de kandidaat. Er zijn hier meerdere opties.

  • Is kandidaat, in dit geval kan de kandidaat de vragenlijst over zichzelf invullen.
  • De externe gebruiker is iemand die niet binnen de organisatie zit.
  • Een gebruiker is iemand die wel binnen de organisatie zit. Daarbinnen zijn een aantal opties. Er zijn meerdere opties tegelijk mogelijk. De opties zijn:
    • Adviseur, dit is de adviseur van de kandidaat die de vragenlijst invult.
    • Zelfde adviseur, dit is een kandidaat die dezelfde adviseur heeft als de kandidaat die de vragenlijst invult.
    • Zelfde functie, dit is een kandidaat die dezelfde functie heeft als de kandidaat die de vragenlijst invult.
    • Zelfde locatie, in dit geval wordt de vragenlijst ingevuld door iemand die op dezelfde locatie werkt als waar de kandidaat werkt.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om de respondentgroepen te bewaren.

Indien u problemen heeft met het indelen van de respondentgroepen, kunt u contact met ons opnemen en dan kunnen wij eventueel de respondentgroepen voor u instellen.

Feedbackvragen kunnen eventueel door de kandidaat, de adviseur of door allebei worden gestart. Bovendien kan ingesteld worden dat de adviseur ongevraagd feedback mag geven. Deze aanpassingen kunnen gedaan worden in de Organisatie instellingen:

organisatie_instellingen

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen. Dit geeft het volgende scherm:

vragenlijst_initieren

(3) Klik op ‘Vragenlijsten/feedbackvragen’.

(4) Geef aan door wie de vragenlijst geïnitieerd mag worden.

(5) Indien u wil dat de adviseur ongevraagd feedback kan geven, kunt u het volgende vinkje aanvinken:vragenlijst_intitieren_2

Als organisatiebeheerder kunt u instellen hoe vaak iemand zelffeedback mag of moet invullen. Dit is afhankelijk van het functietype dat iemand heeft. Doorloop de volgende stappen:

functietypes

(1) Ga naar ‘Mijn Organisatie’.

(2) Klik op ‘Functie types’, dit geeft het volgende scherm:

functietypes2

Er zijn twee momenten waarop u de instellingen voor zelffeedback kunt bepalen, bij het aanmaken van een nieuwe functie of wanneer u de functie bewerkt:

(3) Als u op ‘Nieuw’ klikt, kunt u een nieuwe functie toevoegen.

(4) Door op ‘Bewerk’ te drukken, kunt u een bestaande functie bewerken.

Vervolgens krijgt u het volgende scherm te zien:

functietypes4

Hier kunt u instellen hoe lang de periode tussen zelffeedback is, of iemand een minimum aantal keer feedback moet ontvangen, hoe vaak dat mag en of er herinneringen worden gestuurd.

U kunt kiezen of u het rapport enkel door de adviseur wil laten genereren, enkel door de kandidaat, of dat beide de mogelijkheid hiertoe hebben. De optie hiervoor vindt u onder de organisatie instellingen:

organisatie_instellingen

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’.

rapport_genereren

(3) Geef aan door wie het rapport gegenereerd mag worden.

(4) Sla de wijzigingen op.

U kunt het rapport organisatiebreed een eigen opmaak geven. Dat kunt u doen bij de Organisatie instellingen.

organisatie_instellingen

(1) Klik op ‘Mijn Organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’ en vervolgens op ‘Styling’.

rapport

(3) Vervolgens kunt u een logo uploaden dat op het rapport en op de cover terecht komt.

organisatie_instellingen

(1) Ga naar ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’.

rapport_individueel_bewerken_00

(3) Klik op ‘Individuele rapporten’.

(4) Kies of u wel/geen paginanummering wenst, of er een indexpagina wordt ingevoegd en wat de titel van het rapport is.

(5) Om de volgorde van de teksten in het rapport te veranderen, klikt u op ‘Customize template’. Dit geeft het volgende scherm:

rapport_individueel_bewerken_2(6) Klik op ‘Verbergen’ als u een tekst niet in het rapport wil laten opnemen. Of juist op ‘Publiceren’, wanneer u de tekst wel in het rapport wil hebben.

(7) Als u op ‘Bewerk’ drukt, kunt u de specifieke titels van de stukken tekst aanpassen.

(8) Indien u de volgorde van de onderdelen wil veranderen, kunt u deze naar boven of beneden slepen.

Ga een pagina terug in uw browser en klik op ‘Opslaan’.

Wanneer u een groepsrapport naar uw voorkeuren wil aanpassen, doorloopt u de volgende stappen:

organisatie_instellingen

(1) Ga naar ‘Mijn Organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’. Dit geeft het volgende scherm:

groepsrapporten_beewerken

(3) Klik op ‘Groepsrapporten’.

De overige stappen zijn exact hetzelfde als bij het bewerken van Individuele rapporten.

Als organisatiebeheerder kunt u functietypes toevoegen en de bestaande functietypes beheren. Deze functietypes kunnen vervolgens geselecteerd worden bij het aanmaken van nieuwe kandidaten. Bovendien zijn functietypes belangrijk bij het instellen van de vragenlijsten. Hieronder wordt uitgelegd hoe u functietypes kunt aanmaken en bewerken:

functietypes

(1) Ga naar ‘Mijn Organisatie’.

(2) Klik op ‘Functie types’, dit geeft het volgende scherm:

functietypes2

(3) Als u op ‘Nieuw’ klikt, kunt u een nieuwe functie toevoegen.

(4) Door op ‘Bewerk’ te drukken, kunt u een bestaande functie bewerken.

Wanneer u een nieuwe functie wil toevoegen, krijgt u het volgende scherm te zien:functietypes3

(5) Geef de naam en beschrijving van de functie op, stel eventueel de instellingen voor zelffeedback in.

(6) Klik op ‘Function type toevoegen’.

Als organisatiebeheerder kunt u locaties toevoegen. Dit is met name belangrijk wanneer vragenlijsten voorgelegd moeten worden aan mensen van dezelfde locatie. Dit dient eerst ingesteld te worden door de organisatie beheerder, voordat de vragenlijst kan worden toegewezen. Doorloop de volgende stappen:

locaties

(1) Ga naar ‘Mijn Organisatie’.

(2) Klik op ‘Locaties’. Dit geeft het volgende overzicht:

locatie_toevoegen_2

(3) Klik op ‘Nieuw’.

locatie_toevoegen_3

(4) Voer in ieder geval de naam van de locatie in, en eventueel ook de adresgegevens in.

(5) Klik op ‘Toevoegen’.

Wanneer u een vragenlijst wil aanmaken, is het belangrijk dat u eerst een aantal andere dingen heeft ingesteld. De volgende onderdelen moeten eerst ingesteld zijn: de competentieset, functie types en de respondentgroepen. Doorloop vervolgens deze stappen:

vragenlijst_aanmaken

(1) Klik op ‘Vragenlijsten.

(2) Klik op ‘Nieuw’. Dit geeft het volgende scherm:

vragenlijst_aanmaken_1

(3) Vul de naam van de vragenlijst in, de taal waarin de vragen gesteld worden en selecteer de vooraf gemaakte competentieset.

(4) Belangrijk: klik in elk van de komende stappen op ‘Opslaan en volgende’ anders worden de instellingen niet goed opgeslagen. U wordt dan doorgeleid naar het volgende scherm:

vragenlijst_2

(5) Voer de functie types in. Als u op het vak klikt dan kunt u de functie selecteren, of u kunt zelf de functie intypen.

(6) Klik opnieuw op Opslaan en volgende!

vragenlijst_aanmaken_3

(7) Selecteer de respondentgroepen die deze vragenlijst mogen invullen.

(8) Klik op Opslaan en volgende. U wordt dan doorgeleid naar het volgende scherm:vragenlijst_aanmaken_4

(9) Stel de vragenlijst in naar uw voorkeuren en klik op ‘Opslaan en volgende’.

vragenlijst_aanmaken_5

(10) Geef per competentie aan welke respondentgroep de desbetreffende vraag te zien krijgt. U kunt er voor kiezen om vragen exclusief aan één respondentgroep te stellen, of meerdere respondentgroepen te selecteren. Dit is afhankelijk van uw eigen voorkeuren.

(11) U kunt de vraag optioneel maken. De respondentgroep hoeft die vraag dan niet per se te beantwoorden. Wanneer u voor alle competenties heeft aangegeven door wie deze beantwoord mogen worden, klikt u op ‘Opslaan en volgende’.

vragenlijst_aanmaken_6

(12) In dit scherm kunt u zelf open vragen toevoegen en aangeven of deze vragen optioneel of verplicht zijn. Klik op ‘Opslaan en volgende’ als u de vragen heeft ingesteld.

vragenlijst_aanmaken_7

(13) Pas eventueel de uitnodiging, welkomstekst of afsluitingstekst aan naar uw voorkeuren. U kunt tevens de gebruiker in de gelegenheid stellen de teksten aan te passen, door het bolletje op ‘Ja’ te zetten. De gebruiker kan dan voor het versturen van de vragenlijst de teksten nog aanpassen. Klik dan op ‘Opslaan en volgende’.

vragenlijst_aanmaken_8

(14) In deze laatste stap krijgt u de mogelijkheid de vragenlijst te reviewen voor de verschillende respondentgroepen. U kunt dit zelf doen, of u kunt er iemand voor uitnodigen. Wanneer u helemaal tevreden bent met de vragenlijst en de instellingen klikt u op ‘Opslaan en publiceer’.

Let op! U dient er zeker van te zijn dat de vragenlijst correct en compleet is. De samenstelling van de vragenlijst kan na publicatie niet meer worden gewijzigd.

U kunt kiezen op welke manier de antwoordopties in de vragenlijst worden weergeven.

Let op! Deze organisatie instellingen zijn organisatiebreed. Deze instellingen kunnen dus niet zonder gevolgen aangepast worden.

organisatie_instellingen

(1) Klik op ‘Mijn organisatie’.

(2) Klik op ‘Organisatie instellingen’. Dit geeft de volgende opties:

organisatievragenlijsten

(3) Klik op ‘Vragenlijsten/feedbackvragen’. Scroll vervolgens naar onder toe. Onderaan de pagina vindt u de volgende opties:

antwoordopties

(4) Kies welke weergave u wilt gebruiken. Sla vervolgens de instellingen op.

De competentieset vormt de basis voor de vragenlijst. U heeft hier meerdere opties toe. U kunt een standaard competentieset gebruiken of een eigen competentieset aanmaken. Hieronder wordt geïllustreerd hoe u uw eigen competentieset kunt creëren. U heeft binnen deze set de optie om eigen competenties aan te maken, met achterliggende vragen, of om door Ixly vooraf ingestelde competenties te gebruiken. U kunt de vragenlijst dus zo vormen als u zelf wilt.

competentieset

(1) Ga naar ‘Mijn Organisatie’.

(2) Klik op ‘Competentie sets’.

competentieset_2

(3) Om een nieuwe set aan te maken, klikt u op ‘Nieuw’.

competentieset_3

(4)  Geef de naam van de competentieset op en stel in in welke taal u de vragen gaat formuleren.

(5) U kunt een eigen competentie creëren door onder ‘Voeg competentie toe’ een naam op te geven van de nieuwe competentie en bijbehorende vragen te verzinnen.

(6) Om meerdere vragen bij een competentie te kunnen maken, klikt u op ‘Indicator toevoegen’.

(7) Vul de vragen in die u wenst te stellen bij deze competentie.

(8) Klik op ‘Toevoegen’. Indien u geen eigen competenties wenst toe te voegen, laat u stap 5 t/m 7 achterwegen.

competentieset_4

(9) U kunt ook door Ixly opgestelde competenties aan uw competentieset toevoegen. Klik hiertoe op ‘Competentie toevoegen uit bibliotheek’. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

competentieset_5

(10) Klik op de competentie naar keuze.

competentieset_6

(11) Vervolgens schijnt onderaan de pagina de competentie met de bijbehorende indicatoren(vragen). U kunt aanvinken welke van deze indicatoren u wil opnemen in uw competentieset. Klik op ‘Kopieer naar <naam van uw competentieset>’, u kunt net zo veel competenties en indicatoren toevoegen als u zelf wilt.

Heeft u een competentie geselecteerd die u toch niet wil opnemen in uw vragenlijst? Dan kunt u gewoon een andere competentie selecteren. Zo lang u niet op ‘Kopieer’ heeft gedrukt staat de competentie niet in uw vragenlijst. Mocht u toch geen standaardcompetenties willen toevoegen, dan kunt u op ‘Annuleren’ klikken.

Keer vervolgens terug naar uw competentieset:competentieset_7

(13) U ziet hier dat de melding dat de competentie is toegevoegd. Indien u de naam van de competentie nog wilt veranderen, klikt u op de naam van de competentie.

(14) Klik op ‘Opslaan’  als u tevreden bent over de competentieset. Keer vervolgens terug naar het overzicht van alle competentiesets.

competentieset_8

(15) Wanneer u de competentieset als vragenlijst wilt gebruiken, klikt u op ‘Publiceer’. Let wel op dat als de vragenlijst gepubliceerd is, het gevolgen heeft als u deze bewerkt nadat de vragenlijst verzonden is naar de respondenten.