Kennisbank overzicht
360-Toolkit FAQ
360-Toolkit FAQ

In het onderstaande overzicht vindt u de FAQ voor de 360-Toolkit. Mocht u meer algemene informatie zoeken, bijvoorbeeld over het toevoegen van kandidaten en respondenten, dan kunt u terecht op de Tutorial.

Wij wensen u veel plezier en nut van het gebruik van de 360-Toolkit toe! Indien u nog vragen heeft, dan kunt u altijd contact opnemen met onze helpdesk op 088 49 59 001 of mailen naar helpdesk@ixly.nl.

Wanneer u uw wachtwoord wil wijzigen, kunt u de volgende stappen doorlopen:

wachtwoord

(1) Ga naar www.360-toolkit.com en vul uw e-mailadres in.

wachtwoord_2

(2) Klik op ‘Herstel uw wachtwoord’. U ontvangt dan een e-mail met een link. Als u op die link klikt, kunt u uw wachtwoord wijzigen.

Wanneer de melding verschijnt dat er ‘iets mis is’, dan probeert de gebruiker mogelijk via een ongeldige link in te loggen (bijvoorbeeld de link waarmee een wachtwoord aangemaakt moet worden). Vraag de gebruiker om in te loggen via http://www.360-toolkit.com/.


Dit probleem kan ook ontstaan als de gebruiker werkt in Internet Explorer. Vraag de gebruiker dan om gebruik te maken van Chrome of Firefox.

Vragenlijsten zijn zichtbaar voor de kandidaat, als de functie van de kandidaat overeenkomt met de functie waarvoor de vragenlijst beschikbaar is.

U kunt de volgende dingen nagaan:

1. Is er een functie toegewezen aan de kandidaat? Zo ja, welke functie is dat? Wanneer er geen functie, of de verkeerde functie, is toegewezen aan de kandidaat, dient u de juiste functie alsnog toe te voegen. Dit kunt u als volgt bekijken:

vragenlijsten_niet_beschikbaar

(1) Klik op ‘Vragenlijsten’.

(2) Zoek de kandidaat op die de vragenlijst niet kan zien en klik achter diens naam op ‘Bewerk’. Vervolgens krijgt u de persoonlijke gegevens van de kandidaat inzien:

vragenlijsten_niet_beschikbaar_2

(3) Bekijk of de (juiste) functie vermeld staat. Is dat niet het geval? Pas het aan en klik op ‘Gebruiker bijwerken’. Staat de juiste functie wel vermeldt? Dan kunt u het volgende proberen:

2. Bekijk of er vragenlijsten beschikbaar zijn voor het functietype van de kandidaat. Dit kunt u zien door de volgende stappen te doorlopen.

vragenlijst_niet_beschikbaar_3

(4) Klik op ‘Vragenlijsten’.

(5) Zoek de vragenlijst op waar het om gaat en klik op ‘Kopieer’, vervolgens krijgt u de instellingen van de vragenlijst te zien:

vragenlijst_niet_beschikbaar_4

(6) Klik op ‘Voeg functie type toe’.

(7) Bekijk of het juiste functietype vermeld staat in de vragenlijst. Is dat niet het geval? Voeg dan het functietype toe en klik op ‘Opslaan en volgende’.

Let op! Als er nog geen enkel functietype was toegevoegd, kunt u de vorige vragenlijst verwijderen. Indien er al wel functietypes waren toegevoegd, dient u deze vragenlijst opnieuw te versturen naar de functietypes die de vragenlijst nog niet gemaakt hebben. Als u deze stappen volgt, zal u bij het opvragen van het rapport geen problemen hiermee ondervinden.

NB: De vragenlijst is nu gekopieerd en heeft automatisch de naam gekregen ‘Kopie van <naam van uw vragenlijst>’. Als u dat wil aanpassen, dient u te klikken op ‘Voeg competentieset toe’ en verander de naam van de vragenlijst. Klik op ‘Opslaan en volgende’ en doorloop opnieuw alle stappen.

Wanneer u de melding krijgt dat er geen gebruiker gevonden is, kunt u twee dingen doen.

1. Controleer of gebruiker in het systeem staat. Dit doet u als volgt:

geen_gebruiker

(1) Klik op ‘Kandidaten’.

(2) Bekijk of de gebruiker in het systeem staat. U kunt hier eventueel de zoekfunctie voor gebruiken. Staat de gebruiker wel in het systeem? Dan kunt u het volgende controleren:

2. Gebruikt de kandidaat een ander e-mailadres om in te loggen dan het e-mailadres dat in het systeem staat? Communiceer met de gebruiker met welk e-mailadres zij proberen in te loggen en op welk e-mailadres de gebruiker inloggegevens ontvangen heeft. Vraag de gebruiker om opnieuw te proberen met dit e-mailadres in te loggen. Eventueel kunt u dit van tevoren zelf testen. Wanneer het systeem het e-mailadres herkent krijgt u de optie om een wachtwoord in te voeren.

Mocht de gebruiker op een ander e-mailadres willen inloggen, dan kunt u het e-mailadres als volgt wijzigen:

geen_gebruiker_2-1

(3) Zoek de kandidaat op in het overzicht en klik op ‘Bewerk’.

geen_gebruiker_3

(4) Verander het e-mailadres. De gebruiker behoudt het eerder gekozen wachtwoord en kan nu inloggen met het nieuwe e-mailadres.

Heeft de gebruiker de vragenlijst ook daadwerkelijk verzonden? Als de vragenlijst wel aangemaakt is maar nog niet verzonden staat de vragenlijst onder het kopje ‘Nog niet verzonden vragenlijsten’ op het dashboard. Vanuit hier kan de vragenlijst alsnog verzonden worden. Zie daarvoor het voorbeeld hieronder:

niet_ontvangen

(1) Als de vragenlijst nog niet verzonden is, verschijnt deze op uw dashboard. U kunt dan klikken op ‘Review en verstuur’.

Nee, als een uitnodiging is verzonden is de respondent gekoppeld aan die specifieke respondentgroep. Dit is dus niet achteraf te wijzigen. Als de vragenlijst eenmaal ingevuld is dan is er geen aanpassing meer mogelijk. U dient er dan rekening mee te houden dat er een vertekening in de data voor de betrokken respondentgroepen zit.


Wanneer de respondent de vragenlijst nog niet heeft beantwoord kunt u de uitnodiging verwijderen en een nieuwe feedbackronde starten om de respondent aan de juiste respondentgroep te koppelen. In het figuur hieronder is geïllustreerd hoe u de vragenlijst kunt verwijderen:

externe_resp

(1) Ga naar uw Dashboard en zoek de verkeerd verzonden feedbackvraag op. Klik op ‘Verwijderen’ om het verzoek te verwijderen.

Het is niet mogelijk om deze uitnodiging te herstellen. Dit hoeft geen probleem op te leveren, omdat niet ingevulde vragenlijsten ook niet worden meegenomen in de berekening van de scores. Een gebruiker kan dus opnieuw een feedbackronde starten en nu de respondent met het juiste adres uitnodigen,
Vervolgens kan de kandidaat vanuit het dashboard de verkeerd verzonden vragenlijst verwijderen. Hieronder ziet u geïllustreerd op wat voor manier dhet verzoek verwijderd kan worden:

externe_resp

Per vragenlijst is door de organisatiebeheerder ingesteld welke respondentgroepen deze vragenlijst kunnen beantwoorden. Om erachter te komen waar het probleem zit, dient u allereerst na te vragen welke vragenlijst de kandidaat geselecteerd heeft.

1. Bekijk welke respondentgroepen er zijn toegewezen. Dit kunt u doen door de volgende stappen te doorlopen:

respondenten_niet_beschikbaar

(1) Klik op ‘Vragenlijsten’

(2) Klik op ‘Kopieer’, dit zorgt ervoor dat u de instellingen van de vragenlijst kunt bekijken, doordat u een kopie maakt van de bestaande vragenlijst:

respondenten_niet_beschikbaar_2

(3) Bekijk of de juiste respondentgroepen geselecteerd zijn.

(4) Als dat niet het geval is, kunt u de juiste respondenten toevoegen en op ‘Opslaan en volgende’ drukken. U kunt de kandidaat dan opnieuw een uitnodiging voor de nieuwe vragenlijst sturen.

Let op! Als er nog geen enkel functietype was toegevoegd, kunt u de vorige vragenlijst verwijderen. Indien er al wel functietypes waren toegevoegd, dient u deze vragenlijst opnieuw te versturen naar de functietypes die de vragenlijst nog niet gemaakt hebben. Als u deze stappen volgt, zal u bij het opvragen van het rapport geen problemen hiermee ondervinden.

NB: De vragenlijst is nu gekopieerd en heeft automatisch de naam gekregen ‘Kopie van <naam van uw vragenlijst>’. Als u dat wil aanpassen, dient u te klikken op ‘Voeg competentieset toe’ en verander de naam van de vragenlijst. Klik op ‘Opslaan en volgende’ en doorloop opnieuw alle stappen.

Wanneer u de filters voor het rapport aanpast, worden deze niet direct toegepast. Hierdoor lijkt het alsof de filters niet werken. Om het effect van de filters te zien, dient u op ‘Bekijk scores’ te klikken. Een illustratie hiervan, vindt u hieronder:

filters

(1) Pas de filters aan naar uw voorkeuren.

(2) Klik op ‘Bekijk scores’.

Er wordt alleen een nieuw rapport in het overzicht gezet als er iets veranderd is aan het aantal respondenten. Dus u kunt alleen een nieuw rapport genereren als u nieuwe respondenten hebt of als de respondentengroep is aangepast via de filters.

Wanneer het rapport template is aangepast dan wordt het rapport automatisch geüpdatet. Hiervoor hoeft u niet opnieuw een rapport te genereren.